Saksbehandlers viktigste rutiner- forenklet

Ved overgang til fullelektronisk arkiv har saksbehandler fått et større ansvar for at den daglige arkivdanningen fungerer som den skal. Saksbehandlers viktigste rutiner kan presiseres som følgende:

Viktig:

Sjekk hver dag om du har fått ny post.
Ha alltid oversikt over hvilke journalposter du ikke har besvart.
Ha alltid oversikt over hvilke dokumenter du har begynt å skrive på, men som ikke er ferdige.
Du kan sette opp forfallsdato og må den måten ha oppfølging på de dokumentene du skal følge opp.

Når man har fått ny post:

Sjekk at du er riktig saksbehandler. Du kan fordele journalposten (jp.)innenfor egen enhet, men må kontakte arkivtjenesten via postmottak om jp. skal fordeles til andre.
Sjekk at dokumentet tilhører riktig sak.
Sjekk saks- og journalposttittel. Husk at tittel skal være meningsbærende for sakens innhold og gi mening for andre enn deg selv.
Vurder om dokumentet skal unntas offentlighet.
Vurder meroffentlighet.

Hvis dokumentet skal unndras offentlighet:

Påfør riktig tilgangskode og lovhjemmel.
Skjerm eventuelle ord i journalposttittelen.
Skjerm eventuell avsender/mottaker.
Det er saksbehandler som er ansvarlig for å offentlighetsvurdere sine dokumenter
Sensitiv informasjon , som helseopplysninger, skal ikke sendes på e-post

Dokumentfangst:

For at all sakspost skal fanges opp i journalen er det svært vesentlig at saksbehandling ikke foregår via tekstbehandlingsprogrammer eller e-post.

All saksbehandling skal derfor foregå enten i sak- og arkivsystemet eller i egnet fagsystem. Hensikten med ensartede rutiner og felles saksbehandlingssystem er at alle dokumenter som tilhører samme sak skal være samlet og tilgjengelig i kommunearkivet.

Offentlighetsvurdering og gradering.

Hovedansvaret for offentlighetsvurdering og gradering av saker og dokumenter ligger hos saksbehandler. Inngående dokumenter registreres av arkivtjenesten. Graderingen som arkivtjenesten gjør må saksbehandler anse som et forslag. Saksbehandler vurderer forslaget og endrer eventuelt til riktig kode.

Hovedregelen for unntak fra offentlighet finnes i Offentliglovens §2: forvaltningens saksdokument er offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller medhold av lov. Alle unntak av saker, dokumenter eller opplysninger fra offentlighet skal hjemles i lo.