Glemt Passord?

Internkontroll og kvalitetssikring av arkivkjerner i sikker sone

VISMA SAMHANDLING ARKIV (VSA) OG DOCUMASTER 

 

Formål: 

Rutinen skal sikre at arkivverdig dokumentasjon i fagsystemene blir overført til systemets arkivkjerne. 

Den skal vise ansvarsfordelingen mellom dokumentforvaltningen ved arkivleder og ansvarlig for de ulike fagsystemene som er knyttet opp mot Visma Samhandling arkiv (VSA) og Documaster, rutinen ivaretar også kvalitetssikring for de elektroniske arkivdelene og det elektroniske arkivmaterialet for disse organisasjonsleddene. 

 

Omfang: 

Enheter som er knyttet opp mot VSA med egne arkivdeler er: 

  • NAV  - Visma Velferd (tatt i bruk 23..20)  
  • NAV – Visma Gjeld ikke tatt i bruk pr 11.2.22 

Enheter som er knyttet opp mot Documaster med egne arkivdeler er: 

  • Helse - Gerica  
  • PPT - HK Data Oppvekst  

Installasjonene er på sikker sone. Det er i fagsystemene satt kriterier for hva som er arkivverdig/bevaringsverdig dokumentasjon, og dette overføres til arkivkjernene ved ferdigstillelse/ekspedering. 

Produksjonsformat og arkivuverdig dokumentasjon blir liggende igjen i fagsystemene, og skal ikke bevares.  Bevaringsverdig dokumentasjon vil regelmessig bli overført til elektronisk arkivdepot hos IKA Trøndelag 

 

  

 

Ansvar: 

Dokumentforvaltningen ved arkivleder er ansvarlig for å overvåke arkivkjernen på sikker sone er aktiv, og at selve dokumentutvekslinga mellom fagsystema og arkivkjernen virker slik den skal. Dette innebærer: 

• sjekke at selve dokumentutvekslingen kjører normalt mot fagsystemene 

• sjekke mengden «ikke arkiverte» dokumenter, dette er restanse eller uferdig dokumenter 

• melde avvik til systemansvarlig 

• ansvar for periodisering i VSA og for regelmessig overføre arkivpakker til arkivdepot fra de 2 arkivdelene 

• periodisering og bort setting av avsluttende saker i fagsystemet er planlagt hvert 4 år Systemansvarlig har sammen med Fosen IKT og arkivleder ansvar for å periodisere systemene i VSA og å deponere uttrekk til arkivdepot. Det samme gjelder uttrekk og deponering av avslutta fagsystem. 

• arkivleder sammen med systemansvarlig fører tilsyn med arkivkjernen og arkivholdet – 1 gang per år 

Arkivpersonale ved de ulike tjenestene har ansvar for å følge opp dokumentproduksjonen og at dokument blir ferdigstilte, ekspedert og saker svart på og avslutta. 

 

Datafangst og kvalitetssikring: 

  1. Inngående fysiske og digitale dokumenter 

Inngående post: Arkivpersonale ved Dokumentforvaltningen (Gerica), PPT (HK Oppvekst) NAV (Velferd) skanner ved hjelp av PixEdit, og er ansvarlig for kvalitetssikring av denne. 

  • skanning – sjekk at alle dokumenter er lesbare og at alle sider er med og riktig vei 
  • dersom kvaliteten på enkelte ark ikke er god nok, må de slettes og skannes på nytt. 
  • sjekk at dokumentet hentes inn i riktig journal 
  • feillogger KS Svarut og KS Svar inn sjekkes 1 – en gang per uke – dette gjøres av systemansvarlig 
  • Ved feil kan dokumentene hentes på KS svar ut/Svar inn og skannes inn manuelt.  Dokumenter med adressat NAV lastes ned, skrives ut og sendes i internpost (utføres av dokumentforvaltningen) 
  • Feilmeldinger vil komme til oppsatt epost-adresse som er satt opp i systemet (postmottak) 
  • sjekk status på dokumenter som er sendt ut, det vil fremkomme dagen etter utsendelse om dokumentet er overført til arkivkjernen, dette gjelder VISMA – Documaster er ikke implementert 
  • systemansvarlig er selv ansvarlig for dialog med IKT avdeling eller leverandør dersom fagsystemet ikke avleverer dokumenter til arkivkjernen som normalt 

Fagenheten er også ansvarlig for å hente og registrere inn all dokumentasjon som mottas gjennom digitale kanaler, som blant annet 

  • e-post (e-post skal i utgangspunktet aldri benyttes til sending av sensitive opplysninger, men det kan likevel hende at kommunen mottar henvendelser på e-post som må registreres i fagsystemet) 
  • Altinn (fagenhetens egen innboks) 
  • SvarInn 

 

 2) Utgående dokumenter 

Utgående post/notater: Dokumentene/registreringene må ha status Ferdig eller Ekspedert før de blir overført/arkivert i Visma arkivkjerne eller arkivkjernen hos Documaster. Fagenheten er ansvarlig for at de utgående dokumentene håndteres slik at de overføres til arkivkjernen. 

 

Fagenheten har ansvar for å føre en løpende kvalitetskontroll for å oppdage evt feilsendinger fra fagsystemet via KS SvarUt. 

 

Overvåking: 

I VSA overvåkes status på arkiverte og "ikke arkiverte" dokumenter fra fagsystemene. Dokumentforvaltningen ved arkivleder overvåker ukentlig at det er jevn flyt for disse, og at servicen kjører mot fagsystemene. 

  • Arkiverte dokumenter 
    • Viser en oversikt over ferdige dokumenter fra fagsystemet 
  • Ikke arkiverte dokumenter 
    • Denne typen dokumenter dreier seg om dokumenter som er i produksjon. De ferdigstilles som regel ved at det settes en ferdigdato på dokumentet. 
    • Det kan nok hende at det for ulike fagsystem vil være forskjell på mengden av dokumenter som til enhver tid er i produksjon. 

Kun ekspederte og ferdigstilte dokument blir overført fra fagsystema. Kontroll av dokumentproduksjonen i fagsystema blir utført av arkivpersonell ved enhetene. Det som må til er at dokument blir ferdigstilt/sendt at restanser blir avskrevet og saker avslutta i fagsystema. Arkivleder kontrollerer en gang hver uke at dokument fra fagsystemene blir arkivlagt i arkivkjernen, dvs at servicen kjører normalt. Systemansvarlige i fagsystemene er også lagt inn med rolle ”arkivpersonell”, som kun har lesetilgang mot egen arkivdel.  

Feilsituasjoner (de mest kjente): 

  • Unormal mengde av ikke arkiverte dokumenter 
    • Avvik meldes systemansvarlig som må sjekke opp årsaken til problemet. Dersom en saksbehandler ”slurver” med å avslutte/ferdigstille dokumenter, så vil antallet vokse. 
  • Servicen kjører ikke 
    • IKT kontaktes for teknisk bistand 

 

Oppgraderinger: 

Ved oppgradering av fagsystemet og/eller VSA skal arkivleder kontaktes, og en ekstra sjekk gjennomføres da dette kan påvirke integrasjonen.      

 

22.3.22