RUTINER FOR ARKIVERING INTEGRASJON MELLOM WEBCRUITER OG WEBSAK Tatt i bruk 25.5.21 Ansettelser i offentlig virksomhet er et enkeltvedtak og omfattes av forvaltningslovens bestemmelser. Det er ikke klageadgang på ansettelser. Forvaltningslovens bestemmelser om utredningsplikt fastslår at ansettelsesmyndigheten har det hele og fulle ansvar for at ansettelsen bygger på riktig faktisk grunnlag. Dokumenter i forbindelse med ansettelse skal håndteres i henhold til lov og avtaleverk. Integrasjon mellom WebCruiter og WebSak sikrer at dokumenter ivaretas i henhold til lov og avtaleverk, ved at det automatisk opprettes saksmappe i WebSak ved publisering av ledig stilling og alle arkivverdige dokumenter fra ansettelsen automatisk overføres til saksmappen. Saksmappe opprettes med rett K-kode og rett gradering i WebSak. Arkivverdige dokumenter arkiveres i saksmappen med rett gradering av dokumenter i henhold til lovverk. Følgende dokumenter anses som arkivverdige:
- Annonse
- Søknad med CV
- Svarbrev
- Søkerlister – offentlig og unntatt offentlig
- Protokoll
RUTINEBESKRIVELSE Dersom en søker er unntatt offentlighet vil navn på søker derfor være skjermet ved overføring av dokumenter til WebSak. Saksbehandler (leder med ansettelsesmyndighet) må derfor før prosess med overføring av dokumenter igangsettes gjøre nødvendig vurdering i forhold til å være unntatt offentlighet. (jfr punkt 3.) 1: Oppretting av saksmappe Saksmappe i WebSak opprettes automatisk når stillingsannonsen publiseres i WebCruiter. Alle felter vil være ferdig definert. Mappetype: GS – generell sak. Navn på saksmappen: Tilsetting - Stilling – enhet – st.ref. nr fra WebCruiter. VÆR BEVISST! F.eks: Flere ledige stillinger som pedagog... 2: Overføring av stillingsannonse Stillingsannonse overføres automatisk ved status godkjent annonse som en PDF-fil, til WebSak. Stillingsannonsen vil legge seg som første dokument i ansettelsessaken i WebSak. Dokumenttype: X – Internt notat uten oppfølging Tilgangskode: ingen Status: J Stillingsannonsen er offentlig og derfor ikke skjermet på tilgangskode i WebSak. 3: Overføring av søknad Søknad med CV blir fortløpende automatisk overført som en PDF-fil. Evt Vedlegg må manuelt overføres av saksbehandler. Søknad fra søker som er unntatt offentlighet Dokumenttype: I – Inngående brev Tilgangskode: UO-3 – Offentleglova §25 Status J Navn er skjermet og vil ikke komme på postjournal. Om søker ikke får innvilget å forbli u.off. – må gradering på Inngående søknad og kvittering endres fra UO-3 til UO-1. Søknad fra søker som ikke er unntatt offentlighet. Dokumenttype: I – Inngående brev Tilgangskode: UO-1 – Offentleglova §25 Status J Navn ikke skjermet, navn på søker vil fremkomme på postjournal. 4: Svarbrev til søker Dokumenttype: U – Utgående brev Tilgangskode: UO-1, Offentleglova §25 Status: J Er søker Unntatt offentlighet jfr pkt 3 – vil ikke navn fremkomme på postjournal. 5: Søkerliste Etter utløpt søknadsfrist skal det umiddelbart utarbeides søkerlister. Utvidet søkerliste er unntatt offentlighet. Offentlig søkerliste er ikke unntatt offentlighet. Søkerne til en stilling i offentlig virksomhet har partsstatus etter Forvaltningsloven og har som følge av dette rett til å gjøre seg kjent med utvidet søkerliste og andre dokumenter i saken. Hvis en søker ønsker å få tilsendt eller se listen, er det viktig å gjøre vedkommende oppmerksom på at han eller hun har taushetsplikt når det gjelder opplysninger om andre på den utvidede søkerlisten. Offentlig søkerliste skal gjøres tilgjengelig for offentligheten. Dette gjøres ved at søkerlisten gjøres tilgjengelig via postjournal. Frist – innen 3 dager fra søknadsfristen. Offentlig søkerliste og Utvidet søkerliste overføres til WebSak når leder/personalenheten bestiller arkivering i WebCruiter. Søkerlisten blir da automatisk overført til WebSak. Utvidet søkerliste – unntatt offentlighet Dokumenttype: X – internt notat uten oppfølging Tilgangskode: UO-3, Offentleglova §25 Status: J Offentlig søkerliste – Offentlig Den offentlige søkerlisten skal utarbeides i henhold til Offentleglova §25 annet ledd. Søkerlisten skal være tilgjengelig for offentligheten senest 3 dager etter søknadsfristen – det betyr overført til WebSak og fremkomme på postjournal. Dokumenttype: U – utgående brev Tilgangskode: Ingen Status: J 6: Innstillingsrapport/protokoll/vedtak Leder må dokumentere i eget dokument hvem som tilsettes, evt varaperson og tillitsvalgte som har deltatt i tilsettingen. Dokumenttype: X – internt notat uten oppfølging. Tilgangskode: UO-1 – Offentleglova §25 Status: J 7: Tilbudsbrev Arbeidsavtale /tilbud lages i denne saksmappen Tilbudsbrev overføres automatisk fra WebCruiter til WebSak ved bruk av denne funksjonen. Også her vil navn på søker være skjermet på postjournal dersom søker er unntatt offentlighet. Dokumenttype: U – utgående brev Tilgangskode: UO-1, Offentleglova §25 Status: J 8: Avslagsbrev Avslagsbrev overføres automatisk fra Webcruiter til WebSak ved status avslagsbrev i WebCruiter. Dokumenttype: U – Utgående brev Tilgangskode: UO-1, Offentleglova §25 Status: J Navn på søker vil være skjermet på postjournal dersom søker er unntatt offentlighet. KONTROLLRUTINER For å kontrollere om dokumenter er overført blitt riktig arkivert/overført åpnes saksmappen i WebSak. Dokumentet skal ligge som PDF-fil med eget saksnummer. Åpne dokument (PDF-fil) for å kontrollere om dokument er komplett/korrekt. Dersom ikke dokument finnes i saksmapper kontrolleres det om dokumentet er overført fra WebCruiter. Velg Administrasjon, deretter manuell arkivering. Kryss av for dokumenter du vil kontrollere og velg: Vis Arkiv log. Sjekk! Du vil da kunne se status for overføring av valgte dokumenter. Er dokument overført vil status være endret til overført. Systemansvarlig (administrativ rolle hos personal) har ansvaret for å følge opp kvalitetssikringen – (fagsystemet ikke avleverer dokumenter til WebSak som normalt) Dokumentforvaltningen har pr dato (16.2.22) ingen administrativ rolle i WebCruiter. |