Glemt Passord?

Rutine for registrering, journalføring og arkivering av dokumenter som sendes og mottas

Aktivitet

Oppgave

Ansvar

Opplæring av nytilsatte
  • Gi praktisk opplæring i systemet.
  • Gi tilgang til rutiner og veiledere.

Dokumentforvaltningen

Registrering av innkommet post
  • Skann fysisk post.
  • Finn korrekt sak/opprett ny sak i sakarkivsystemet.
  • Legg inn brevet som inngående journalpost i saken.
  • Fordel sak og journalpost til saksbehandler/enhet.
  • Saksbehandler som mottar papirpost sender dette til arkivet for skanning

Dokumentforvaltningen/

Saksbehandler

Registrering av utgående post
  • Finn korrekt sak/opprett ny sak i sakarkivsystemet.
  • Opprett brevet i en utgående journalpost.
  • Legg til dokument.
  • Legg til mottaker(e).
  • Send på elektronisk godkjenning.
  • Ekspeder journalposten via SvarUt.

Saksbehandler

Registrering av innkommet epost

E-post som mottas i postmottak:

  • Arkivverdig dokumentasjon importeres i sakarkivsystemet. Det legges på på rett sak/opprettes ny sak i sakarkivsystemet.
  • Fordeler til korrekt saksbehandler/enhet.

Epost som mottas av saksbehandler:

  • Saksbehandler har selv ansvar for å importere eposten på korrekt sak/oppretter ny sak i sakarkivsystemet.
  • Ved problemer kan epost videresendes arkivhjelp.

Dokumentforvaltningen

/saksbehandler

Registrering av utgående epost
  • Finn korrekt sak/opprett ny sak i sakarkivsystemet.
  • Opprett brevet i en utgående journalpost.
  • Legg til dokument.
  • Legg til mottaker(e).
  • Avskriv eventuell restanse på det inngående brevet det besvarer.
  • Brev som er unntatt offentlighet skal  ikke sendes som e-post, med mindre det benyttes kryptering.

Saksbehandler

Registrering av interne notater som krever oppfølging
  • Finn korrekt sak/opprett ny sak i sakarkivsystemet.
  • Opprett n-notatet.
  • Legg til dokument.
  • Legg til mottaker(e).
  • Send på elektronisk godkjenning der dette kreves.
  • Ekspeder journalposten.

 

Saksbehandler

Registrering av interne notater som ikke krever oppfølging
  • Finn korrekt sak/opprett ny sak i sakarkivsystemet.
  • Opprett x-notatet.
  • Legg til dokument.
  • Legg til eventuelle mottaker(e).
  • Ferdigstill journalposten.

Saksbehandler

Registrering av dokumentasjon fra samarbeidsplattformer
  • Finn korrekt sak/opprett ny sak i sakarkivsystemet.
  • Overfør dokumentene til saken ved å opprette korrekt journalposttype (I, U, N eller X).
  • Legg til eventuelle mottakere.
  • Ferdigstill/ekspeder journalposten.

Saksbehandler

(I for eksempel Teams er det eier av dokumentet eller ansvarlig gruppeleder som skal overføre bevaringsverdig dokumentasjon.)

Rutiner som definerer opplegg og ansvar for:

  • Fordeling av dokumenter 

Ved registreringen av innkommende dokumenter skal arkivtjenesten (hvis mulig) fordele direkte til saksbehandler i sakarkivsystemet.

I tilfeller der arkivtjenesten ikke kjenner til hvem som er saksbehandler registreres dokumentene "ufordelt" til behandlende enhet. Enhetsleder fordeler så videre til saksbehandler i sakarkivsystemet. Hvis enhetsleder ikke er tilgjengelig for denne oppgaven, skal nestleder på enheten eller den som lederen bemyndiger, utføre denne saksfordelingen.

  • Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger 

Uriktige journal- og arkivopplysninger skal rettes opp snarest mulig av arkivtjenesten. Oppdager saksbehandler feil, skal de straks melde fra til arkivtjenesten. Arkivtjenesten kan rette feil i alle saker, men må kontakte saksansvarlig ved eventuell tvil.

  • Avskrivning av ferdigstilte dokumenter 

Saksbehandler har ansvaret for å avskrive alle dokumenter i en sak de er ansvarlige for, enten svaret er via brev, telefon eller at dokumentet tas til etterretning. Arkivtjenesten kvalitetssikrer avskrivninger ved ferdigstillelsen av utgående brev, ved avslutning av saker og ved utarbeidelse av restanselister.

  • Vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet 

Ørland kommune praktiserer meroffentlighet. Offentlighetsvurderingen av inngående brev foretas i utgangspunktet av arkivtjenesten. Hvis tvil, setter arkivet på XX-kode og saksbehandler event. i samråd med enhetsleder avgjør deretter om saksdokumentet skal unntas fra offentlig innsyn. Riktig tilgangskode påføres. For slike dokumenter tas det avgjørelse om innsyn i det enkelte tilfelle når det foreligger en begjæring.

Når kommunedirektøren, enhetsledere, saksansvarlig eller den som har fått fullmakt til det, har avgjort at et saksdokument skal unntas fra offentlig innsyn, må dette registreres i sakarkivsystemet med henvisning til korrekt lovhjemmel. Det må også gis korrekt tilgangskode i systemet.