Rutine for kvalitetssikring av arkivet

Aktivitet:

Oppgave:

Ansvar:

Overordnet ansvar for kvalitetssikring

Skrive ut rapporter og statistikk

Arkivleder

Kvalitetssikring ved journalføring

Kontrollere:

• Skriveregler
• Avsender/mottaker
• At alle dokumenter ligger i journalposten (også aktuelle vedlegg)
• Tilgangsstyring/kontrollere at korrekt tilgangskode er brukt
• Eventuell elektronisk godkjenning
• Korrekt dokumenttype
• Brevdato
• Journalpostdato
• Saks- og dokumentnummer
• Sender og/eller mottaker
• Opplysninger om sak, innhold eller emne
• Arkivkode (etter arkivnøkkel)
• Ekspedisjons- eller avskrivingsdato
• Avskrivingsmåte
• Saksbehandler
• Behandlingsfrister
• Og andre opplysninger som er nyttige i den interne saksoppfølgingen

Arkiv

Skanning av papirpost

Etter skanning kontrolleres:

• at alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert 
• at alle sider er kommet med på hvert dokument 
• at skanningen kvalitetsmessig er god nok 
• at det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysninger

OCR-versjoner kan aldri utgjøre arkiveksemplaret av et skannet dokument.

Arkiv

Saker status R/saker sendt til avslutning

Kontrollere:

• Tittel/skriveregler
• Klassering
• At saken er satt på korrekt arkivdel
• Tilgangskode
• At alle restanser er avskrevet
• At alle dokumenter som skal ligge der ligger der (hoveddokument og vedlegg)
• At alle dokument er konvertert til PDF-A
• Gi tilbakemelding til saksbehandler dersom vedkommende har mange reserverte saker tomme

Arkiv

Postliste

Kontrollere:

• Skriveregler
• Tilgangsstyring/kontrollere at korrekt tilgangskode er brukt
• At journalpost ligger i korrekt sak
• At arkivdeler som ikke skal publiseres ligger på postlista
• Eventuell feilretting

Arkiv

Aktivitet:

Oppgave:

Ansvar:

Restanser

Kontrollere:

• Er inngående brev besvart skriftlig eller muntlig eller er brevet tatt til orientering? Hvis ja, avskriv med korrekt kode.
• Skal ikke brevet besvares, ta kontakt med arkivet for sletting av henvendelse og eventuell sak.

Saksbehandler

Status R

Kontroller om brevet er sendt, eller kan det utgå?

Saksbehandler

Ekspedering

• Kontrollere at riktig mottaker er påført
• Kontrollere at det er riktig versjon av dokumentet med vedlegg som blir ekspedert (at vedlegg er flettet inn i hoveddokument).
• Kontrollere forsendelsesmåte (svar-Ut, eSignering mv.).
• Kontrollere kurv for Svar-Ut Ekspedering bekreftet (sjekker at dokumentet har blitt ekspedert).

Saksbehandler

Aktivitet:

Oppgave:

Ansvar:

Restanser

Kontrollere:

• Er inngående brev besvart skriftlig eller muntlig eller er brevet tatt til orientering? Hvis ja, avskriv med korrekt kode.
• Skal ikke brevet besvares, ta kontakt med arkivet for sletting av henvendelse og eventuell sak.
• Utføre ledersøk (modul ledelsesinformasjon) for enhetens restanser.

Leder

Status R

Kontroller om brevet er sendt, eller kan det utgå?

Leder

Ekspedering

Kontrollere

• Kontrollere at riktig mottaker er påført
• Kontrollere at det er riktig versjon av dokumentet med vedlegg som blir ekspedert (at vedlegg er flettet inn i hoveddokument).
• Kontrollere forsendelsesmåte (svar-Ut, eSignering mv.).

Kontrollere kurv for Svar-Ut Ekspedering bekreftet (sjekker at dokumentet har blitt ekspedert).

Leder

Godkjenning

Sjekke dokumenter som blir mottatt for godkjenning

Leder