Rutine for dokumentfangst fra skyløsninger

All dokumentasjon som er arkivverdig skal tas vare på, dette gjelder også for dokumentasjon produsert/delt/sendt via ulike skyløsninger.

Formålet med rutinen:

Sikre at kommunen etterlever Offentlighetsloven og Arkivloven ved tidsriktig journalføring og arkivering av dokumentasjon i sakarkivsystemet.

Målgruppe:

Saksbehandlere og ledere som benytter Office 365 med tilhørende applikasjoner for dokumentbehandling – for eksempel SharePoint, OneDrive, OneNote og Teams. 

Overordnede krav og retningslinjer: 

• Websak er kommunens offisielle og lovpålagte arkiv for all administrativ saksbehandling i støtte – og styringsprosessene, og ivaretar kommunens offentlige journal. 

• For å sikre at kommunen etterlever krav til journalføring- og arkivering skal alle ferdigstilte dokumenter som inngår i ulike administrative prosesser, arkiveres i sakarkivsystemet. 
• Saksrelevant informasjon som berører og dokumenterer slike prosesser, skal arkiveres i sakarkivsystemet uavhengig av hvilket medium informasjonen er skapt i og hvilket format den har (f.eks. tradisjonelt dokument, nyhetssak eller chat-melding). 
• Det er bestemte type saker og dokumenter du ikke kan jobbe med i Office 365-verktøy: sensitiv informasjon som ikke lagres utenfor fagsystemene / godkjent arkiv. 
• Dette innebærer at dokumenter som faller inn under saksområdene brukerrelaterte saker, varslingssaker, eller personrelaterte saker, ikke skal arbeides med i Office365-verktøyene.  Dokumenter med taushetsbelagt eller virksomhetskritisk informasjon skal arkiveres i sakarkivsystemet. 

Teams

Teams er en samarbeidsplattform der du kan opprette grupper, chatte, ha møter og dele filer i en og samme arbeidsflate.

Inne i teams kan du dele filer inne i gruppene og i chatten. Du kan også opprette filer i gruppene. De som har tilgang til filene kan redigere i dem.

Fil-lagring

Teams bør ikke brukes til fillagring, da filer lagret i en gruppe er koblet til denne gruppen. Det betyr at når du avslutter en gruppe, så vil også filene forsvinne.

Arkivverdig

Ettersom du enkelt kan dele, opprette og redigere i egne og andres filer i Teams er det viktig at du tar en vurdering om disse filene inneholder arkivverdig informasjon. Hvis dette er tilfellet må du laste ned filene og legge de inn i sak/arkivsystemet.

Er dere flere som arbeider i samme dokument, er det den som skal stå som saksbehandler inne i sak/arkivsystemet som har ansvar for å registrere dokumentet. Dette må de som arbeider på dokumentet bli enige om.

OneNote

OneNote er et noteringsverktøy, der du kan arbeide friere med tekst enn i word. Du kan arbeide med notater alene, eller sammen med andre.

Arkivverdig

Hvis du anser et notat i OneNote som du har utarbeidet eller har arbeidet med andre på som arkivverdig må du eksportere det til Windows Utforsker og legge det inn i sak/arkivsystemet.

Er dere flere som arbeider i samme dokument, er det den som skal stå som saksbehandler inne i sak/arkivsystemet som har ansvar for å registrere dokumentet. Dette må de som arbeider på dokumentet bli enige om.

OneDrive

Dokumenter du oppretter eller deler via OneDrive må også vurderes om de er arkivverdige og eventuelt overføres til sak/arkivsystemet.

Obs! Sensitive personopplysninger

Som med e-post og andre elektroniske kanaler skal du ikke dele sensitive personopplysninger inne i Teams, OneNote, SharePoint eller OneDrive.

Mer informasjon og veiledning trykk på hjelp-knappen nederst til venstre inne i Teams:

Skanning direkte til e-post

Ikke skann personsensitive personopplysninger direkte til e-post. Samme regel for personsensitive opplysninger i e-post gjelder her.

Unntak: Ved bruk av funksjonen på kopieringsmaskin SafeQscan til egen epost, kan dokumenter med sensitiv informasjon skannes for importering og arkivering i sakarkivsystemet. Viktig å slette epost etter importering til sakarkivsystemet.

Journalføring av dokumenter fra skyløsninger:

Dokumentene må journalføres fortløpende i sakarkivsystemet slik at journalen er korrekt, komplett og oppdatert til enhver tid. 

Et gitt dokument skal journalføres i sakarkivsystemet når det er ferdigstilt: 

• Et inngående dokument ansees som ferdigstilt når det mottas kommunen. 

• Et utgående dokument er ferdigstilt når det går ut fra kommunen.  For å sikre tilstrekkelig arkivering av saksrelevant informasjon, skal godkjenning og ekspedering gjennomføres i sakarkivsystemet. 
• Et internt dokument er ferdigstilt når det er tilgjengeliggjort / sendt til mottaker. X- og N-notat skal behandles og arkiveres i sakarkivsystemet.

Generelle vurderinger knyttet til å arbeide med dokumenter i Office 365: 

• Vurder om prosessen / saksbehandlingen i sin helhet skal dokumenteres i sakarkivsystemet. 

• Dersom dokumentet inngår i en formell prosess, der det er viktig å dokumentere saksgangen – f.eks. hvem som har arbeidet med det, godkjent det og ev hatt det til høring – skal dokumentet arbeides med i sakarkivsystemet, i relevant sak. Saksdokumenter som er lagret i SharePoint og Teams er å anse som arbeidskopier.