|
Elektronisk signatur: Alle utgående brev fra sakarkivsystemet i Ørland kommune har elektronisk signatur/er elektronisk godkjent når dokumentet sendes via Svar-Ut. Svar-Ut er en komponent som er koblet til sakarkivsystemet til kommunen og er et effektivt verktøy for å sende utgående post, digitalt eller som brevpost, til innbyggere og organisasjoner. Det vises i loggen i sakarkivsystemet hvem som har godkjent dokumentene. Behandlingen i systemet loggføres og man ser hvem som har gjort hvilke endringer. Bruk av elektronisk signatur gjøres i henhold til lover og forskrifter, blant annet eForvaltningsforskriften og lov om elektroniske tillitstjenester. Rutinebeskrivelse for dokumenter som skal sendes til signering: eSignering I sakarkivsystemet kan man sende utgående dokumenter til eSignering hos mottaker. Dette gjelder både utgående brev, arbeidsavtaler som skal signeres, kontrakter på SFO-plass, politiske møteprotokoller etc. Websak eSignering er en egen plugin i Websak sakarkivsystem som gir brukeren mulighet til å sende dokumenter til Difi sin signeringskomponent. Man må ha fødselsnummer eller organisasjonsnummer og navn til mottaker(e) som skal signere dokumentet. Ved utsending av dokument for signering kan man fastsette tidsramme for signeringsoppdraget, hvordan identifikator som skal brukes (kun navn, eller navn og f.dato eller navn og f.nummer), hvordan oppdraget skal varsles og hvilken signaturtype og sikkerhetsnivå dokumentet skal sendes under. Posten Norge AS utfører varsling av mottaker(e) og står for selve prosessen som mottaker går igjennom for å signere dokumentet. Inngående signerte dokumenter Signerte dokumenter som returneres og arkiveres automatisk i saken signeringsoppdraget ble sendt ut ifra, dokumentet vil ha status M slik at arkivtjenesten kan kvalitetssikre og journalføre dokumentet. Dokumentet vil inneholde informasjon om signeringen, samt det opprinnelige dokumentet og xml-filer som inneholder metadata om forsendelsen og signeringsoppdraget. Bekreftelser på eSignering må unntas offentlighet. Elektroniske skjema - Acos Interact skjemadesigner Skjemaer som skal ha elektronisk signatur, må ha følgende:
- Man må hake av «Signering» under Egenskaper på skjemaet
- Man må kreve pålogging med ID-porten på skjemaet
- Skjemaet må publiseres eksternt
Skjema som signeres elektronisk sendes til Acos Mottak for journalføring. Det er mulighet for å aktivere signering av innsendte digitale skjema der det krever signatur fra innsender. Skjemaene blir arkivert i Websak. Ørland kommune bruker Id-porten og Postens signeringstjeneste. Leverandør har utviklet/installert løsningen. Manuell signering (håndskrevet) Papirdokumenter som manuelt er signert skal skannes og importeres til sakarkivsystemet, til tilhørende sak. Utvalgte dokumenter som krever manuell signering kan være: Tinglyste dokumenter - Kartverket stiller som hovedregel krav til manuell/original signatur jf. tinglysingslovens § 6 med forskrifter (lovdata.no). |