Tilgangsstyring til fysisk arkivmaterialeDokumentforvaltningen er ansvarlig for å gi rette tilganger til ansatte hos Ørland kommune. Kun autorisert personell vil få tilgang til fysisk arkivmateriale og bortsettingsarkiv. Se for øvrig regler for adgang til arkivlokaler og rutiner for bruk og lån av fysisk arkiv her.
Tilgangsstyring digitalt arkivmateriale
Offentlighetsvurdering og skjermingKun autorisert personell vil få brukertilgang til sakarkivsystemet hos Ørland kommune. Alle dokumenter skal være offentlige med mindre de skal unntas i henhold til lov. Offentlighetsvurdering og skjerming av saker, journalposter og saksdokumenter er saksansvarliges ansvar. Alle brukere av sak/arkivsystemet vil automatisk få lese informasjon som ikke er skjermet. Ørland kommune bruker følgende tilgangskoder: BH = Barnehagesaker D = Disiplinærsak E = Elevsak HU = Husbanksaker P = Personalsaker S = Sensitiv informasjon UO = Unntatt offentlighet XX = Midlertidig unntatt offentlighet Enhetsledere gir beskjed hvilke ansatte som skal ha tilgang til hvilke tilgangskoder i sin enhet. De får kun tilgang til sin egen enhet sine saker. Tilgangskode XX brukes ved unntatt offentlighet. Denne tilgangskoden benyttes av postmottak før saksbehandler setter på korrekt tilgangskode. Leder og systemansvarlige vil ha tilgang til å lese alle saker, journalposter og saksdokumenter som er skjermet med tilgangskoder. Øvrige brukere kan gis tilgang ved at de mottar en oppgave, et notat, legges som kopimottaker på brev eller notat eller legges i tilgangsgruppe. Dette så fremt de er autorisert for tilgangskoden som er benyttet.
Opprettelse av saker, dokumenter og redigering i dokumenterHos Ørland kommune er sakarkivsystemet satt opp slik at kun saksansvarlig kan opprette dokumenter i saken. Skal andre opprette dokumenter i saken må de få tilgang via tilgangsgrupper. Det er kun saksbehandler som kan gjøre endringer i et dokument med status R. Men saksbehandler kan gi redigeringstilgang via tilgangsgruppe eller en oppgave. Hvis den som får tilgang gjør endringer må det opprettes nye versjoner av dokumentet. I sakarkivsystemet vil det alltid stå hvem som har skrevet de ulike versjonene.
1. SkjermingskoderDe ulike nivåene avgjør hvor mange opplysninger som skal unntas. Hva som avskjermes avhenger av om gradering gjøres på saks- eller journalpostnivå. Det er følgende tre nivåer på saks- og journalpostnivå: Saksnivå:
| 1.
|
Bare saken er tilgangsbegrenset
|
For alle journalposter som ”arver” gradering fra arkivsaken vil tekstdokumentene bli avskjermet.
|
| 2.
|
Som kode 1 + linje 2 i sakstittel avskjermes
|
Avskjermingsnivå 1 gjelder fortsatt. I tillegg avskjermes arkivsakens tittellinje 2.
|
| 3.
|
Som kode 2 + klassering avskjermes
|
Avskjermingsnivå 1 og 2 gjelder fortsatt. I tillegg avskjermes klassering (arkivkoden).
|
Journalpostnivå:
| 1.
|
Bare tekstdokumentet er tilgangsbegrenset
|
Tekstdokumentene som er knyttet til journalposten avskjermes.
|
| 2.
|
Som kode 1 + linje 2 i journalposttittel avskjermes
|
Avskjermingsnivå 1 gjelder fortsatt. I tillegg avskjermes journalpostens tittellinje 2.
|
| 3.
|
Som kode 2 + alt i avsender/mottaker feltet avskjermes
|
Avskjermingsnivå 1 og 2 gjelder fortsatt. I tillegg avskjermes opplysninger om avsender/mottaker.
|
|