|
Fagansvarlig for arkiv er også systemansvarlig og har hovedansvaret for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner. Ajourhold av brukerrettigheter:
- Fagansvarlig for arkiv har ansvar for at brukerrettighetene blir ajourholdt kontinuerlig. Tjenesteleder har ansvaret for at fagansvarlig for arkiv blir informert/varslet om
- - tildeling av brukerrettigheter til nye personer i sak/arkivsystemet
- - personer som ikke lenger skal ha brukerrettigheter i sak/arkivsystemet
- - endring av en persons brukerrettigheter i sak/arkivsystemet
- det kan skje
- - ved nyansettelse
- - ved endring i stilling som medfører endrede rettigheter i sak/arkivsystemet
- - når ansatte slutter
Meldingen skal inneholde:
- Den ansattes fulle navn og stillingstittel
- E-postadresse
- Nøyaktig dato for endring av brukerrettigheter/ oppretting av ny bruker/ stopp av brukerrettigheter
- Spesifisering av hvilke tilganger og rettigheter den ansatte skal ha/ evt. stopp av tilganger
- Spesifisering av den enkeltes roller, evt. klarering for tilgangskoder
- Det skal ikke tildeles tilganger utover det som til enhver tid er den ansattes tjenstlige behov
Melding skal oversendes fagansvarlig for arkiv når bruker skal legges inn for første gang, eller ved endring/avslutning av arbeidsforhold. Meldingen skal være skriftlig, slik at enhetsleder ansvarliggjøres både for brukerrettighetene til sine underordnede og for tidspunkt for tildeling/endring eller stopp av brukerrettigheter. Fagansvarlig for arkiv skal ikke gjøre endringer i brukerrettighetene uten etter skriftlig melding fra lederen til den aktuelle bruker. Ajourhold av brukerrettigheter i sak/arkivsystemet er grunnleggende for sikkerheten i systemet, f.eks for å sikre at sensitiv informasjon ikke kommer på avveie. Tildeling av brukerrettigheter er derfor et lederansvar. 15.03.22 |