Arkivansvar

KOMMUNEDIREKTØRENS ARKIVANSVAR

Kommunedirektøren har ifølge § 1 i Arkivloven (Kommuneloven § 13-1), ansvaret for kommunens arkiv og for at organisering og oppfølging av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling. Innholdet i administrasjonens arkivansvar er ellers fastsatt i gjeldende lover og forskrifter og i retningslinjer gitt med hjemmel i dette lovverket.

Se i tillegg lenke til Rutiner for generell saksbehandling i Websak. Her finner du utfyllende reglement for den enkeltes dokumentbehandling.

ARKIVLEDERS ANSVAR

Instruksen gjelder for funksjonen som øverste faglige ansvarlige for dokument- og arkivtjenesten i Ørland kommune

Administrativ plassering

Enhetsleder for Dokumentforvaltningen, er også arkivleder. Arkivleder er administrativt underlagt kommunedirektøren.

Ansvar

Arkivleder har et overordnet faglig ansvar for kommunens samlede arkivtjeneste, for arkivdanningen og for bevaringen av arkivmateriale.
Arkivleder skal påse at arkivene er i samsvar med gjeldende lover og reglement og at arbeidsoppgavene utføres på en rasjonell og effektiv måte slik at brukerne får den service og de tjenester de har krav på.
Arkivleder skal rapportere til nærmeste overordnede, og har plikt til å påpeke mangler og feil og påse at disse blir rettet opp.
Arkivleder skal være representert i utvalg som behandler saker av betydning for kommunens dokumentforvaltning, og skal avgi uttalelser i saker som angår arbeidsområdet.
Arkivleder er kommunens kontaktperson utad i saker som gjelder arkiv.

Arbeidsoppgaver

Arkivfaglig lederansvar for personale som arbeider med arkivarbeid.
Ansvar for at det gis nødvendig opplæring, veiledning og oppfølging innenfor arbeidsområdene.
Ansvar for at det utarbeides en helhetlig arkivplan og at denne blir vedlikeholdt.
Sørge for at det utarbeides instrukser og reglementer innenfor arbeidsområdene.
Ansvar for at det brukes godkjent arkivnøkkel og at denne til enhver tid er oppdatert.
Ansvar for at det brukes elektroniske sak/arkivsystemer som følger offentlige standarder.
Ansvar for at arkivbegrensning og kassasjon foregår etter gjeldende regelverk.
Føre tilsyn med arkivlokaler og arkivrom og skal påse at disse er i forskriftsmessig stand.
Ansvar for bruk og lån av materiale fra bortsettingsarkiv.
Ansvar for avlevering av arkiv til depot i IKA Trøndelag IKS.
Være kommunens kontaktperson mot IKA Trøndelag IKS.

ENHETSLEDERS ANSVAR

Leder har et overordnet ansvar for saksbehandlingen og dokumentforvaltningen i egen enhet, og skal påse at enhets saksbehandlere friste, lov og regelverk.

Ledere skal daglig sjekke venstremenyen kurver i sakarkiv systemet
Ledere skal daglig sjekke "Ledersøk" og fordele ufordelte dokumenter til riktig saksbehandler
Ledere skal daglig sjekke dokumenter som er midlertidig journalført med XX og offentlighetsvurdere disse postene. Tilgangskode XX fjernes og eventuell rett tilgangskode settes på journalposten og markerer tekst som skal unntas
Leder sjekker daglig sine "oppgaver" tildelt i venstremenyen for godkjenninger m.v.

Leder har ansvaret for at enhetens saksbehandlere har fått nødvendig opplæring og tilgang til fag- og arkivsystemer for å kunne utføre sin saksbehandling.

SAKSBEHANDLERS ARKIVANSVAR

Saksbehandler har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase.

Saksbehandler er ansvarlig for at alle saksdokumenter de arbeider med blir arkivlagt, dvs. alle saksdokument som ihht. Offentlighetsloven Kap 2 - § 4 er å regne som saksdokument for organet. En sak kan defineres som en forespørsel som er til behandling. Dokumentene i en sak skal holdes samlet.

Saksbehandler skal derfor:

Kontrollere innen 2 dager etter inngående journalføring at mottatte brev har riktig saksbehandler, klassering, saksnummer og skjerming i hht. lov. Dette gjelder også e-post, SMS og henvendelser via sosiale medier. Det skal ikke svares på brev som ikke er registrert i et arkivsystem.
Har ansvaret for at henvendelser (personlig adressert post og epost) som kommer direkte til saksbehandler blir registrert.
Det kan inngås skriftlige avtaler om at personlig adressert post kan åpnes av arkivtjenesten.
Saksbehandler må sikre at mottatt e-post kan behandles også ved fravær over lengre tid. Dette skal gjøres ved bruk av funksjonen i e-post systemet for automatisk svar med opplysninger om fraværets varighet. Adresse for kommunens postmottak oppgis.
Påse at dokumenter unntatt offentlighet er/blir påført riktig lovhjemmel.
Påse at overskriften på alle dokumenter er dekkende og at dokumentet kun omhandler samme emne.
All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller fagsystemer. Absolutt ingen kommunale dokumenter skal lagres i personlige filer/mapper.
Saksbehandler har tillatelse til å importere arkivverdig e-post, samt å omfordele egne saker og journalposter til andre i egen enhet.
Saksbehandler har, der det finnes fysisk arkiv, ansvaret for at arkivmappen er komplett og ryddes for ikke arkivverdig materiale.
Saksbehandler kan ikke låne fysisk arkivmateriale videre til andre uten at dette blir registrert av arkivet.
Saksbehandler har ansvaret for oppfølging av saker - jfr. restanse og forfallskontroll.
Saksbehandler har selv ansvaret for ekspedering av utgående brev.
Saksbehandler har ansvaret for saksframlegg til politiske utvalg.
Saksbehandler har ansvaret for egne delegerte saker.

Interne henvendelser til arkivet skjer ved bruk av arkivhjelp@orland.kommune.no

I arkivfaglige saker er saksbehandler underordnet arkivleder i kommunen og er til enhver tid pålagt å følge gjeldende rutinebestemmelser.

ARKIVMEDARBEIDERE

Instruksen gjelder for alle som er utpekt som arkivmedarbeidere i Ørland kommune. Arkivmedarbeidere kan utføre tjenester innenfor dokumentforvaltning og arkiv.

Arkivmedarbeidere i enhetene er ansvarlig for de fagsystemer og seriearkiv (objektarkiv/arkivdeler) som fortsatt må arkiveres på papir, og som til enhver tid befinner seg hos enheten.

Administrativ plassering

Arkivansvarlig Dokumentforvaltningen er administrativt underlagt kommunedirektøren.
Arkivmedarbeider i enhetene er administrativt underlagt enhetsleder.
Arkivfaglig er arkivmedarbeider underlagt arkivleder og skal rapportere til denne og til nærmeste enhetsleder.

Ansvar

Arkivmedarbeider har et operativt faglig ansvar for virksomhetens samlede arkivtjeneste.
Arkivmedarbeider skal påse at arkivarbeidet følger lover og bestemmelser, og at arbeidet utføres på en rasjonell og effektiv måte i henhold til bestemmelsene i denne planen.
Arkivmedarbeider har ansvar for å bringe arkivfaglige problemer i den ulike enhet videre til arkivleder.

Arbeidsoppgaver

Arkivmedarbeider skal utføre det løpende arkivarbeidet i henhold til lover, bestemmelser og arkivreglementet i arkivplanen.
Arkivmedarbeider skal utføre arkivbegrensning og registrering i tråd med retningslinjene slik at saksoversikt og sakskontroll kan etableres.
Arkivmedarbeider skal sørge for rasjonell dokumentflyt slik at rette vedkommende får all aktuell dokumentasjon.
Arkivmedarbeider skal utføre arkivleggingen i henhold til vedtatte og godkjente systemer og oppstillingsplaner.
Arkivmedarbeider er ansvarlig for at arkivene til enhver tid er oppdatert (versjonskontroll).
Arkivmedarbeider skal sørge for rasjonell betjening av arkiver og dokumentsamlinger, og for at betjeningen følger retningslinjer for bruk og lån av arkivmateriale.
Arkivmedarbeider skal holde oversikt over dokumentasjonen i sine fysiske arkiver og databaser.
Arkivmedarbeider skal utføre kassasjonsarbeide i tråd med gjeldende retningslinjer.
Arkivmedarbeiderne plikter å ta nødvendig opplæring for tilfredsstillende å kunne utføre sine oppgaver.

IKA TRØNDELAG - ANSVAR OG OPPGAVER

Ørland kommune er deleier av IKA Trøndelag IKS og har delegert følgende oppgaver til arkivinstitusjonen: