|
I Namsskogan kommune er arkivtjenesten lagt til serviceavdelingen. En arkivleder som er ansvarlig for arkiv og oppdatering av arkivplan. Total ressurs på serviceavdelingen er 240 årsverk. Vi har ett sentralt postmottak som er lagt til serviceavdelingen, som har ansvar for journalføring og arkivering i sakarkivsystemet. Arkivtjenesten i Namsskogan kommune er organisert som et felles sentral sakarkiv, som skal dokumentere politisk og administrativ saksbehandling i kommunen. Det sentrale arkivet skal fungere som en arkivskaper med et felles sakarkiv for hele administrasjonen i kommunen. Personale med ansvar for arkivforvaltning er tilsluttet arkivtjenesten i kommunen. De er underordnet arkivleder og skal følge opp at avdelingene følger de retningslinjer og rutiner som gjelder for arkivarbeidet i kommunen. Ved avlevering til bortsettingsarkiv blir det administrative arbeidet overført til arkivleder. Journalføring og arkivering i de andre fagsystemene er det avdelingslederne selv som har ansvar for. Det gjelder: - (Profil) i sykehjem, Bo- og miljøtjeneste og hjemmetjeneste. - (CGM) i helsestasjon, jordmor og helsesykepleier. - (CGM+Profi) i Ros og psykisk helse. - (Pasientsky) i legekontor og fysioterapeut, som er godkjent som arkiv. - (IP og IOP Visma samspill) - individuell plan og stafettlogg er felles for helse og oppvekst. - (Visma flyt skole, Visma flyt barnehage, sikker sak skole og sikker sak barnehage) i grunnskoler og barnehager . Høsten 2020 innførte kommunen fullelektronisk arkiv for flere fagsystem. Arkivkjernen er Noark5 - godkjent - Visma Samhandling Arkiv (VSA). Det er arkivleder som har ansvaret for VSA. Arkivleder har ansvar for oppfølging arkivering i VSA, for å sikre at dokumentene som er ferdigstilt i fagsystemer blir arkivert i arkivkjernen. |