|
A) Ansvar for tildeling og ajourhold av rettigheter Systemansvarlig er ansvarlig i WebSak og har ansvar for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter i dette programmet. Dersom IKT-avdelingen gjør endringer som har betydning for brukerrettigheter i sak/arkivsystemet skal systemansvarlig informeres på forhånd. Ajourhold av brukerrettigheter:
- Systemansvarlig har ansvar for at brukerrettighetene er àjour.
Ledere har ansvaret for at systemansvarlig blir informert/varslet om:
- tildeling av brukerrettigheter til nye personer i sak/arkivsystemet
- personer som ikke lenger skal ha brukerrettigheter i sak/arkivsystemet
- endring av en persons brukerrettigheter i sak/arkivsystemet
det kan skje:
- ved nyansettelse
- ved endring i stilling som medfører endrede rettigheter i sak/arkivsystemet
- når ansatte slutter
Meldingen skal inneholde:
- Den ansattes fulle navn, stillingstittel og internt telefonnummer
- Nøyaktig dato for endring av brukerrettigheter/ oppretting av ny bruker/ stopp av brukerrettigheter
- Spesifisering av hvilke tilganger og rettigheter den ansatte skal ha/ eventuell stopp av tilganger.
Melding oversendes arkivleder via IKT-avdeling som har mottatt skriftlig melding fra leder/virksomhetsleder. Meldingen er skriftlig slik at leder ansvarliggjøres både for brukerrettighetene til sine underordnede og for tidspunkt for tildeling/endring eller stopp av brukerrettigheter. Systemansvarlig skal ikke gjøre endringer i brukerrettighetene uten etter skriftlig melding fra lederen til den aktuelle bruker. Ajourhold av brukerrettigheter i sak/arkivsystemet er grunnleggende for sikkerheten i systemet, f.eks for å sikre at sensitiv informasjon ikke kommer på avveie. Tildeling av brukerrettigheter er derfor et lederansvar. B) Hvilke spesifikke rettigheter for behandling av arkivdokument som tildeles brukere av systemet med tilhørende roller Ledere har følgende registrerings- og arkiveringsrettigheter: Rettigheter:
- adgang til å opprette arkivsaker, journalposter og dokumenter
- adgang til funksjoner for registrering og retting
- adgang til å registrere merknader
- adgang til å registrere behandlingsplan for utvalgsbehandling av en sak
Saksbehandlere har følgende registrerings- og arkiveringsrettigheter: Rettigheter:
- adgang til å opprette arkivsaker, journalposter og dokumenter
- adgang til funksjoner for registrering og retting
- adgang til å registrere merknader
- adgang til å registrere behandlingsplan for utvalgsbehandling av en sak (hvor vedkommende er saksansvarlig)
C) Regler og rutiner for signering av dokumenter, herunder bruken av digital signatur Fauske kommune har i dag elektronisk godkjenning av dokumenter. Delegerte vedtak skal godkjennes av nærmeste leder og ha 2 underskrifter. D) Ansvar og rutiner for kvalitetssikring av registreringen og arkiveringen Registreringen Arkivtjenesten: Arkivtjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen. Dette gjøres i forbindelse med journalføring. Kvalitetssikringen går ut på at følgende kontrolleres:
- kontrollere at skanning av papirpost er utført korrekt, at alle sider er kommet med og at dokumentene er lesbare
- at journalposten er knyttet til riktig sak
- at eventuell avskrivning er utført
- at offentlighetsvurdering er gjennomført, også m.h.t navn i tittelfelt, og at eventuelle tilgangskoder er riktig påført
- ved opprettelse av ny sak må spesielt arkivkode/klassering og sakstittel kontrolleres, og det må også kontrolleres at det ikke finnes en arkivsak fra før
Saksbehandler:
- kontrollere at skanning av innkomne papirdokumenter er utført korrekt og komplett og at dokumentene er lesbare.
- at journalposten er knyttet til riktig sak
- den som skriver et brev har primæransvaret for at det blir registrert på korrekt måte.
- at offentlighetsvurdering er gjennomført, også m.h.t navn i tittelfelt, og at eventuelle tilgangskoder er riktig påført
Arkiveringen:
IKT-avdelingen har ansvaret for å kvalitetssikre den elektroniske arkiveringen inntil avlevering skjer til depot. Dette innebærer følgende rutiner:
Backup-rutinene beskrevet under § 3-4 punkt D skal følges. Sikkerhetskopi oppbevares fysisk adskilt fra produksjonsbasen, gjelder for alle IKT sine systemer. Lokaler som benyttes til begge er godkjent for formålet slik at sikkerheten er ivaretatt. Sikkerhetskopieringen er ikke på Arkivformat, men en kopi av produksjonsbasen som kan settes i produksjon ved behov. Vi benytter ikke arkivmedium, men system for sikkerhetskopiering med tilhørende medium for dette. E) Ansvarsforhold og prosedyrer for registrering, journalføring og arkivering av dokumenter som sendes og mottas Værøy kommune har ett sentralt e-postmottak. Her skal all arkivverdig e-post sendes til. Som all annen post er det arkivtjenesten som åpner posten og som har ansvaret for å registrere de arkivverdige dokumentene. Arkivverdig epost og papirpost som sendes direkte til saksbehandler må også journalføres. Saksbehandler registrerer dokumentet selv i WebSak eller videresender det til postmottak for journalføring. Saksbehandler er ansvarlig for at egenproduserte dokumenter blir arkivert. Papirposten skannes og registreres inn i WebSak. Dokumentene blir enten knyttet til eksisterende saker eller vi oppretter nye saker. Arkivtjenesten journalfører saksdokumentene. Vedtak sendes ut til bruker etter elektronisk godkjenning av enhetsleder. Vedtak godkjennes elektronisk og skriftlig signering er ikke nødvendig. F) Definerer ansvar for: - fordeling av dokumenter Ved registreringen av innkomne dokumenter skal arkivtjenesten fordele direkte til den enkelte saksbehandler dersom denne er kjent. Dersom saksbehandler ikke er kjent fordeles dokumentet til leder som da fordeler til rette saksbehandler. Innkommende sakspost til skolene og barnehagene fordeles til rektor og styrer. - retting av registrerte journal- og arkivopplysninger Uriktige journal- og arkivopplysninger skal rettes opp snarest mulig. Brukere av systemet kan rette opplysninger der de selv er saksansvarlige. Oppdager de feil der de selv ikke er ansvarlig, skal de straks melde fra til arkivtjenesten. Arkivtjenesten kan rette feil i alle saker, men må kontakte saksansvarlig ved eventuell tvil. - avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter Saksbehandler har ansvaret for å avskrive alle dokumenter i en sak de er ansvarlige for, enten svaret er via brev, telefon eller at dokumentet tas til etterretning. Arkivtjenesten kvalitetssikrer at avskrivning skjer ved avslutning av saker og ved utarbeidelse av restanselister. - vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet Offentlighetsvurderingen av inngående brev foretas av arkivtjenesten. Dersom det foreligger en begjæring om innsyn vurderes meroffentlighet. G) Prosedyrer for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift Hvis systemet er ute av drift for kortere tid (1-2 dager), utsettes registreringen til systemet virker igjen. Dokumentene oppbevares på sikret sted på den aktuelle lokasjon, sortert kronologisk. Hvis systemproblemene viser seg å bli langvarige (mer enn 2 dager), iverksettes journalføring i papirbasert journal, og dokumentene lagres fortsatt kronologisk. Kun kopier deles ut til saksbehandlere. Både ut- og inngående brev produsert i denne perioden skannes inn når systemet er i drift igjen. Importsentral i sak-/arkivsystemet: Arkivpersonalet sjekker importsentral (Acos Mottak) i sak-/arkivsystemet hver dag og arkiverer. Utgående post: Alle arkivdokument skal i hovedsak produseres og ekspederes/sendes ut fra sak-/arkivsystemet via SvarUt. I spesielle tilfeller kan utgående post ekspederes via papirpost eller e-post. Fordeling av dokumenter: Arkivpersonalet fordeler post i systemet. Saksbehandler skal gi beskjed til arkivpersonalet hvis dokumenter eller sak skal til en annen saksbehandler. Arkivpersonalet setter på ny saksbehandler. Elektronisk signatur: Alle utgående brev og notat fra sak-/arkivsystemet har elektronisk signatur når dokumentet ekspederes. Dette gjelder også for saksfremlegg. Manuell signering (håndskrevet): Politiske møteprotokoller, arbeidsavtaler, andre avtaler og permisjonssøknader (signeres både av arbeidstaker og leder). Skannes inn i arkivsystemet når signering er i orden. Kvalitetssikring, journalføring samt retting av eventuelle feil: Arkivpersonalet går gjennom dokumenter i WebSak som ligger til journalføring, status E, F, S, M og retter eventuelle feil i journal- og arkivsaken, og setter dokumentet til status J. Dette gjøres en dag i uka. Offentlighetsvurdering: Arkivpersonalet vurderer gradering av dokumenter og eventuelt saker etter off.l jmf. fv.l. Ved tvil om gradering og innsyn kontaktes jurist. Avskriving og restansekontroll: Avskriving: Saksbehandlere er ansvarlig for å avskrive inngående dokument. Dette kan gjøres ved å gå inn i sak og velge inngående journaldokument som skal avskrives og høyreklikke og velge "Behandle" og du vil da få opp en del valg: 1. "Besvar og avskriv" - inngående journaldokument avskrives automatisk ved at et utgående svarbrev opprettes 2. "Avskrivningsinfo" med alternativ: TE - Tatt til etterretning TO - Tatt til orientering TLF - Besvart på telefon Restanser (Må behandles) Inngående dokumenter og mottatte notater må avskrives. Arkivpersonale sender to ganger i året (vår og senhøst) ut e-post til alle saksbehandlere med påminning om restanse. Restanser finnes i WebSak:
Dok. i arbeid (konsepter) Dokumenter med status R anses ikke som arkivert. Det er kun saksbehandler som vet om disse er ekspedert/sendt ut, om de kanskje ikke er ferdige enda, eller om de er opprettet ved en feil. Hvis dokumentet er opprettet ved en feil, eller av en eller annen grunn ikke blir noe av, må dette slettes av arkivtjenesten - gi beskjed. Dokument med status R (dokumenter i arbeid) finnes ved å velge:
- Venstremeny
- Dok. i arbeid
Arkivsaker Det ligger i tillegg mange uavsluttede saker i WebSak. Saker som det ikke forventes mer bevegelse på og som vurderes som avsluttet skal avsluttes. Saksansvarlig sender arkivsaker til avslutning ved å plassere musepeker på arkivsaken, velge "Behandle" og "Send sak til avslutning" NB! Før en sak kan ferdigstilles må alle restanser være avskrevet og alle dokument være journalført. Vedtak for oppfølging Vedtaksstatus skal settes til «Ferdig/Iverkttsatt» for de vedtak som er gjennomført. Dersom vedtaket ikke er gjennomført enda bør det legges inn en merknad på status for saken, slik at det i rapporten kommer frem hvorfor vedtaket ikke er iverksatt. Vedtak for oppfølging finnes ved å velge:
- Venstremeny
- Vedtaksoppfølging
|