Rutiner mottak av post, elektronisk post og e-post

All post som kommer inn til høgskolen via offisielt postmottak, altinn og fysisk til adressat Sámi allaskuvla/ Sámi University of Applied Sciences/ samisk høgskole, fordeles av arkiv etter gjeldende rutine.

E-post

Samisk høgskole har postmottak@samas.no som offisielt e-postmottak. Denne blir håndtert daglig etter gjeldende rutine. 

1. Slette søppelpost
2. Slette reklame
3. Vurdere arkivverdighet
   1. Journalføre arkivverdig post i hht til gjeldende rutine
   2. Invitasjon journalføres i samlesak, ny sak hvert år
   3. Innsyns begjæringer journalføres i henhold til  rutine for innsynsbegjæring
   4. Generelle henvendelser om SA skal vurderes i hvert enkelt tilfelle. Arkiv uverdig post blir sendt per epost til lederen av avdelingen som det emne passer. Hvis det er usikkert, skal det sendes til øverste leder enten administrative emner direktør eller faglige emner rektor
   5. Spørsmål om studier videresendes studie- og forskningsadministrasjonen via e-post: Oahppohalddahus@samas.no
   6. Trekklister videresendes lønnsmedarbeidere
   7. Kurs tilbud videresendes via e-post til leder for avdeling i den aktuelle målgruppen
   8. Faktura/purring sendes ekonomiija@samas.no
   9. Videresendt/ journalført skal journalførte elementer flyttes til undermappen behandlet i postmottak-en og videresendte skal flyttes til videresendt mappe i Postmottak innboksen.

Altinn

Samisk høgskole har et organisasjonsnummer og flere bedriftsnummer, som man mottar elektronisk post gjennom. Arkiv henter i utgangspunktet ut dokumenter i Altinn sendt med rollen post/arkiv

1. Daglig sjekk av Altinn. Hente post fra altinn, laste ned brev fra altinn og importere til P360. Arkivere brev i altinn etter at de er lastet ned.
   1. Offisielle brev til Sámi allaskuvla journalføres i hht til gjeldende rutine og flyttes under mappen «arkiv» i altinn.
   2. Regninger/purringer sendes til ekonomiija@samas.no. Flyttes deretter under mappen “arkiv” i Altinn.
   3. Mva meldinger, varslinger om skattekort  blir ikke lagret i P360
   4. Varslinger fra Altinn vedr sykefravær slettes, da disse håndteres av personal

Fysisk post

Fysisk post blir åpnet, sortert og fordelt til riktig mottaker. Sortering/fordeling skjer daglig etter mottak av fysisk post

1. Post som ikke er journalføringspliktig, f.eks. aviser, blader osv legges i virksomhetens posthylle.
2. Uadressert reklame kastes.
3. Post adressert med personnavn før virksomhetens åpnes ikke. Posten videresendes til mottaker. Mottaker returnerer post til Arkiv for registrering hvis dokumentet er journalføringspliktig. Dersom saksbehandler velger å gjøre dette selv, så skanner saksbehandler dokumentet for å så sende den til seg selv.

Når skanning er gjennomført, må saksbehandler kvalitetssikre kvalitet på skanningen, og forsikre seg at dokumentet er skannet i sin helhet.

      4. Post som er arkivverdig, skilles ut og klargjøres for journalføring (stemples med mottatt dato) og sorteres. Dokumentet skannes.

Når skanning er gjennomført, må arkiv kvalitetssikre kvalitet på skanningen, og forsikre seg at dokumentet er skannet i sin helhet.

      5. Saksbehandler som mottar arkivpliktig post personlig, har ansvar for at denne blir registrert i Public 360, dersom dette ikke leveres til arkivtjenesten av saksbehandler.

      6. Hver avdeling er selv ansvarlig for å hente egen post.

Generelt om mottak av post:

Før arkivtjenesten registrerer dokumentet i P360, er det viktig at man sjekker om dokumentet tilhører en eksisterende sak. Hvis ikke, så opprettes det en ny sak.

Arkivtjenesten registrere innkommende dokument i P360 og fordeler dokumentet direkte til saksbehandler (dersom dette er kjent) eller til avdelingsleder.

Arkivtjenesten gjør en midlertidig/ foreløpig offentlighets vurdering av sak/ dokument.

Når saksbehandler mottar dokumentet i P360, er det viktig at saksbehandler sjekker hvorvidt man er riktig saksbehandler, at dokumentet er registrert på riktig saksmappe og at foreløpig offentlighetsvurdering utført av arkiv er korrekt. Ansvarlig saksbehandler må gjøre en ny selvstendig offentlighetsvurdering, samt vurdere om andre innad i høgskolen bør være kjent med innholdet og dermed legge disse til som kopimottaker.  Saksbehandler er ansvarlig for å endre dokumentets egenskaper i P360, slik at de blir korrekt.