Rutine for innsynsbehandling

Begjæring om innsyn kan komme gjennom mange ulike kanaler, for eksempel e-post, telefon, muntlig fremsatt henvendelse og lignende.

Innsynsbegjæringer skal behandles på samme måte uavhengig av hvordan disse er fremsatt.

Innsyn - eksternt

_{Publisering av postliste:}

_{Inngående og utgående journalførte dokumenter samt interne notater blir publisert ukentlig. Samisk Høgskole legger ikke ut selve tekstdokumentene, men dokumentene kan bestilles via postlista.}

Mottak av innsynskrav:

• E-post journalføres i saken det er bedt om innsyn i, og fordeles til rett saksbehandler for vurdering.

Er innsynskravet av en generell art opprettes det en ny sak til denne.

• Hvis e-posten kommer til postmottak journalføres den av arkivar.
• Hvis e-posten med innsynskravet sendes direkte til en saksbehandler skal saksbehandler journalføre e-posten på saken hvor det er bedt om innsyn i.

• Innsynskravet skannes inn og journalføres i saken det bedt om innsyn i, og fordeles til rett saksbehandler som vurderer om innsyn skal innvilges.
• Kommer et brev direkte til en saksbehandler skal brevet leveres til arkiv for innskanning og journalføring.

Mottaker av samtalen skriver en e-post til arkivar med opplysninger om hvem som ber om innsyn, navn, e-postadresse og hvilket dokument/sak det bes om innsyn i. Arkivar journalfører e-posten og behandler den på samme måte som andre innsynskrav, dvs fordeler e-posten til rett saksbehandler.

Den som mottar anmodningen skriver en e-post til arkivar med opplysninger om hvem som ber om innsyn, navn, e-postadresse og hvilket dokument/sak det bes om innsyn i. Arkivar journalfører e-posten og behandler den på samme måte som andre innsynskrav, dvs. fordeler e-posten til rett saksbehandler.

Saksbehandlers oppgave:

Vurdere om det skal gis innsyn i dokumentet/saken. Sørge for at opplysninger sladdes hvis det gis delvis innsyn. Dokumentet sendes da til arkivar med oversikt over hva som skal sladdes. Arkivar bruker programmet pixedit for å sladde opplysningene som skal skjermes.

Journalføre sladdet versjon.

Journalføre e-posten med vedlegg som er sendt til mottaker av innsynskravet.

Skrive avslag på innsyn med begrunnelse og henvisning til hjemmel for unntatt offentlighet.

Ved avslag på krav om innsyn:

Saksbehandleren sender e-post med følgende opplysninger til postmottaket:

• Lovhjemmel: Angi presis lovhjemmel, dvs. ledd, bokstav eller nummer i bestemmelsen. Eksempel: «Innsyn avslås, jf. offentleglova § 13 jf. forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 1».

• Taushetsplikt: Vis hvilken lovbestemmelse som pålegger oss taushetsplikt. Ofte vil det være forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 1.

• Merinnsyn: Vi må som utgangspunkt vurdere merinnsyn, men ikke for taushetsbelagte opplysninger. Det skal fremkomme dersom merinnsyn er vurdert, men at det ikke

er grunnlag for å gi innsyn i de resterende opplysningene. Se bl.a. lovens § 12.

Klageadgang:

Parten har klageadgang og avgjørelsen kan påklages innen 3 uker etter offentleglova § 32.

En klage sendes til Sami allaskuvla.

Hvis klagen opprettholdes sendes den til Kunnskapsdepartementet for avgjørelse.