Rutiner for omorganisering

Rutinen gjelder for: 

Alle avdelingsledere i kommunen. 

Rutinen gjelder ved: 

Omorganisering i kommunen.  

Rutinens formål: 

Sikre at det arkivfaglige blir ivaretatt ved omorganisering i kommunen slik at arkivverdige opplysninger ikke går tapt eller kommer på avveie. Rutinen skal sikre at gjeldende rutiner, lovverk og regler blir etterfulgt, samt at arkivplan og berørte rutiner oppdateres. 

I prosesser der det skal omorganiseres i kommunen skal kommunedirektør sikre at det arkivfaglige blir ivaretatt. Omorganiseringer vil påvirke arkivet og hvordan arkiveringen foregår. Kommunedirektør skal derfor påse at arkivtjenesten blir involvert tidlig i prosessen slik at de tidlig kan utrede konsekvensene omorganiseringen får for arkivet. 

IKA Trøndelag IKS kan også rådføres da de har nødvendig kompetanse for slike prosesser. Sammen foretas disse vurderinger, om: 

• Omorganiseringen er et skifte i forvaltningsnivå, overgang til foretak eller særlovselskap, hel- eller delprivatisering av offentlige organer, sammenslåing av organer, flytting av arbeidsoppgaver mellom organer eller nye måter å strukturere arkivet på. 
• Hvordan omorganiseringen påvirker arkivet 
• Hvilke tiltak som skal til for å sikre arkivbestanden og de daglige rutinene. 
• Hvilke lover som gjelder for arkivet før, under og etter omorganiseringen. 
• Kostnad tas med berørte avdelingsledere/enhetsledere. Kostnader til periodisering, uttrekk, avlevering eller deponering av elektroniske baser og registre, pakking og listeføring av papir og hvem som har det økonomiske ansvaret må avklares. 

Kommunedirektørens ansvar: 

• Det overordnede arkivansvar og sikre at det arkivfaglige blir ivaretatt 

Avdelingsledere/enhetsledere sitt ansvar: 

• Sørge for å informere arkivleder om omorganiseringsplanene tidlig i prosessen.  
• Involvere arkivtjenesten tidlig i prosessen slik at konsekvensene for arkivet tidlig utredes. Det gir muligheter for internkontroll da kommunen er avhengig av arkivfaglig vurdering ved omorganiseringer. Gjelder også eventuelle høringer eller risikovurderinger. 
• Ansvar for at arkivmaterialet blir ivaretatt etter krav i regelverket.   

Arkivleders rolle: 

• Påse at tiltakene for arkivet følger gjeldende rutiner og lovverk. 
• Bistå med arkivfaglige råd, og delta i prosjektgruppe for prosessen 
• Ansvarlig for den praktiske gjennomføringen av arkivfaglige tiltak ved omorganiseringen.  
• De daglige og praktiske arkivoppgavene knyttet til omorganiseringen.  
• Oppdatere arkivplan og dokumentere endringer som er gjort i arkivene 
• Oppdatere berørte rutiner. 
• Oppdatere arkivstrukturen 

Aktuelle lenker: