Innsyn i offentlig journal
Offentlig journal kvalitetssikres i forhold til personvern og offentlighetsprinsipper. Dette gjøres av arkivtjenesten.
Kulturtanken praktiserer meroffentlighet, dvs. at man skal vurdere om et dokument likevel kan gjøres kjent helt eller delvis, selv om det etter bestemmelser i loven kan unntas fra offentlighet (jf. offentlighetsloven § 2, 3. ledd). Krav om innsyn skal gå via arkivet. Dette kan fremsettes muntlig, skriftlig, ved e-post, over telefon eller på annen måte. Ansatte som mottar slike krav direkte må sørge for at kravet behandles via arkivet. Det skal ikke leveres ut dokumenter uten at saksbehandler og ansvarlig leder har vurdert innsynskravet. Når arkivet har identifisert dokument/sak som det er krevd innsyn i, tar arkivet kontakt med den som er saksbehandler for den aktuelle saken. Dersom saksbehandler ikke er til stede, tar arkivet kontakt med dennes nærmeste overordnede. Saksbehandleren foretar så en vurdering av innsynskravet ut fra offentlighetslovens bestemmelser, og fastsetter i samråd med sin nærmeste leder om hele eller deler av dokumentet skal leveres ut. Lederen vurderer om det er behov for å konferere med andre om saken. Dersom hele eller deler av dokumentet skal leveres ut, tar saksbehandler eller leder kontakt med arkivet for kvalitetssikring før utsendelse. Dersom dokumentet helt eller delvis skal unntas offentlighet, påfører saksbehandler/leder hjemmel for unntaket. Det tas så kontakt med arkivet for å avtale hvordan tilbakemelding på innsynskravet skal gis. Det skal opplyses om klageadgang og klagefrist. Krav om innsyn skal avgjøres i løpet av 1 til 3 virkedager. Utleverte dokumenter vil kunne medføre pågang fra mediene. Saksbehandler/leder må derfor sørge for at overordnede ledere informeres om henvendelsen. |