|
Arkivtjenesten i Namsskogan er organisert som en sentralisert arkivtjeneste. arkivansvaret er lagt til servicekontoret. Arkivtjenesten er lokalisert til servicekontoret som totalt har 240 årsverk. Arkivleder er leder for kommunens arkivtjeneste og faglig overordnet arkivarbeidet i avdelingene. I Namsskogan kommune har arkivtjenesten det daglige ansvaret for at postbehandling og arkivlegging skjer i samsvar med reglene i arkivforskriften og kommunens arkivplan. Arkivansvar i systemer begrenses til post og journalføring i sak-arkivsystemet. Arkivtjenestens hovedoppgave er å kvalitetssikre dokumentasjonen av virksomheten i kommunen. Arkivtjenesten skal:
- registrere og journalføre inngående brev/post og andre forespørsler utenfra. Kontrollere saksbehandlernes egen journalføring.
- sikre at arkivet dokumenterer en saksopprinnelse (inngående skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokumenter, kommentarer, utredninger, osv.) og resultatet av behandlingen (vedtak, avtaler, oppfølging).
- sjekke at det er systematikk og sammenheng i arkivene, slik at de kan fungere som informasjonskilde og informasjonssystem for administrasjonen, rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkilder for ettertiden.
- sørge for at det blir tatt vare på dokumentasjon av arkivrutiner og arkivsystem i arkivplanen. Dette skal oppdateres kontinuerlig og arkiveres i sakarkivsystemet ved årsskifte og ellers ved endringer som gjør at ny plan skal lages.
- Arkivtjenesten skal veilede saksbehandlere når man oppdager feil eller mangelfull registrering i sakarkivsystemet.
- Arkivtjenesten skal minne saksbehandlere på restanser og rutiner for ferdigstilling av saker.
- Ved avslutning av saker skal arkivtjenesten sjekke at saken er dokumentert etter lover og forskrifter. I arkivplanen er det utarbeidet egen rutine for avslutning av saker.
|
|