|
Formål: Daglig restanse kontroll. Sikre at mottatte dokumenter blir saksbehandlet eller besvart på riktig og hensiktsmessig måte. En restanse er en mottatt journalpost, et dokument, som ikke er endelig avskrevet, besvart eller behandlet. Ansvar: Saksbehandler har ansvar for å behandle mottatt post som har kommet direkte til saksbehandler, enten direkte på papir eller epost eller som er fordelt fra leder. Denne vil ligge under kurven "Innboks" i Fokus. Saksbehandler har ansvaret for å avskrive alle dokumenter i en sak de er ansvarlige for, enten svaret er via brev, e-post, telefon eller at dokumentet tas til etterretning. Dersom et brev ikke skal besvares skriftlig, avskrives det med kode. Rutinebeskrivelser: Opprettelse av sak
- Husk bestandig å sjekke om dette er en ny sak, eller om det egentlig er et nytt dokument i en eksisterende sak.
- Opprette sak i Fokus ved å velge ”Ny sak”
- Sakstittel skal være dekkende for alle dokumenter i saken.
- Dersom innholdet endrer seg under vegs, skal sakstittel endres.
- Saksbehandler har ansvar for å vurdere om saken skal unntas offentlighet, etter offentlighetsloven..
Arkivar skal kvalitetssikre saker som er opprettet av saksbehandler og legger på arkivkode og setter saken i B. Journalføring av E-post Formål Øke journalføring av arkivverdige saksdokumenter som behandles/distribueres via e-post Ansvar Saksbehandler og servicetorget har ansvar for at arkivverdig e-post blir journalført. Servicetorg personalet har ansvar for postmottak, saksbehandler har ansvar for egne mottatte og sendte e-poster. Rutinebeskrivelse: Det normale er at e-post skal sendes til Værøy kommunes offisielle postmottak, postmottak@varoy.kommune.no jfr. Arkivlovens forskrift § 3-2. E-postene blir lagt til journalføring og journalføres av arkivar. Dersom e-posten kommer direkte til saksbehandler gjelder følgende: Saksbehandler journalfører e-posten i fokus, dette gjelder både innkommet e-post og utgående e-post. Husk å legg til riktig mal (U, I, X, N) utfra hva slags dokument det er. Arkivverdig e-post som er adressert til adresselister, er det hoved adressat som er ansvarlig for at e-posten blir journalført. Dersom e-post kommer til ansatte som ikke har tilgang til fokus videresendes denne til postmottak for journalføring Arkivar kvalitetssikrer journalposten og setter den fra R/S til J. Besvare inngående journalpost med utgående brev: Inngående post som skal behandles utføres ved å avskrive eller produsere svarbrev i fokus. Da brukes enten alternativ: Avskriving - oppgaven forsvinner fra oppgavelisten Besvar og avskriv - det inngående dokumentet vil automatisk bli avskrevet og forsvinne fra oppgavelisten Foreløpig svar - oppgaven blir fortsatt liggende på oppgavelista til endelig svar er gitt Husk å legge til evt. andre mottakere av brevet før du endrer overskriften på brevet. Journalpost tittel skal være dekkende for innholdet i dokumentet. Trykk "Lagre" Under saksmappen "Saksdokumenter", trykk "Opprett Dokument" og velg mal. Arkiver dokumentet med "Sjekk inn og avslutt" Dersom du er ferdig, og brevet er klart for utsendelse, velg "Ekspeder" Trykk "Ja" på boksene som kommer opp. Kan velge om dokumentet skal sendes via epost (Ikke UO- dokumenter) eller via Svar Ut (inkl UO-dokumenter) Arkivar kvalitetsikrer og setter journalpost fra E til J Behandling av innsynssaker Formål Sikre at allmennheten får lik og riktig behandling ved krav om innsyn. Ansvar Arkivet har ansvar for at innsynskravet blir overført til saksbehandler. Saksbehandler har ansvar for at innsynskravet blir betjent. Rutinebeskrivelse Innsynskrav som kommer via postmottak@varoy.kommune.no Servicetorget videresender innsynskravet til gjeldende saksbehandler Saksbehandler behandler innsynskravet. Hvis innsynskravet innfris, kan deg gjøres på 2 måter: 1)
- Søk opp det som det bes innsyn i
- Høyreklikk på journalposten og velg "Send til" velg E-post. Gjelder kun dokumenter som ikke er UO
- Legg til e-postadresse
- Gjør anmerkning i kommentarfeltet i Fokus. Hvem som har fått innsyn, og hva det er gitt innsyn i.
Vær oppmerksom på eventuelle graderinger! Hvis dokumentet gir mening ved sladding av taushetsbelagte opplysninger: Ta kopi av dokumentet, sladd opplysninger, ta ny kopi med sladding, oversend dette til den som ber om innsyn. Legg kopi av det sladdete dokumentet i saken, og gjør kommentar i kommentarfeltet som beskrevet over. Grunngi hvorfor opplysninger er sladdet med lovhjemmel og paragraf. Hvis det går mer enn 5 dager fra innsynskravet fremmes før det gis svar, regnes det som avslag, og dette kan påklages. Hvis innsynskravet avslås:
-
- Avslag er et enkeltvedtak og skal gis skriftlig i Fokus
- Det angis hvilken paragraf (ledd, bokstav, nummer) avslaget gis ut fra.
- Opplyse om klagerett og klagefrist
- Den som har fått avslag kan be om begrunnelse. Dette kravet journalføres, og svares på av saksbehandler innen 10 arbeidsdager. Ny klagefrist er da 3 uker.
- Klage på avslag skal journalføres.
Klage på avslag rettes til nærmeste overordnede forvaltningsorgan (Statsforvalteren). Statsforvalterens vedtak er endelig. Klargjøring av saksframlegg til politisk behandling Formål Sikre at saker som skal til politisk behandling blir korrekt behandlet Ansvar Saksbehandler har ansvar for å produsere saksframlegget som innstilles av saksbehandler og rådmann. Rutinebeskrivelse:
- Saksbehandler skal sette saken til politisk behandling, velge utvalg.
- Det er viktig at saksframlegget får en overskrift som er dekkende.
- Husk - aldri fjern linjer i saksframlegg malen disse inneholder koder.
- Sørg for at alle vedlegg er med i journalposten med saksframlegget.
- Saksframlegget sendes til godkjenning før det settes i F - Ferdig.
- Saksframlegget er da klar til behandling og formannskapssekretær kan legge saksframlegget på sakskartet.
- Frist for klargjøring av sakspapirer til politisk behandling er en uke før møtet skal avholdes.
|