Lederoppfølging av post til behandling Formål Sikre god saksbehandling til rett tid. Ansvar Leder har ansvaret for all saksbehandling innen sin enhet. Rutinebeskrivelse Leder må sørge for at saksbehandlere har nødvendig kunnskap om saksbehandling, rutiner og lovverk innenfor sitt fagområde. Opplæring i Fokus skjer ved påmelding til kurs hos systemansvarlig for Fokus. Leder skal minst en gang per uke søke opp post innkommet til sin enhet, og sørge for at denne blir behandlet forsvarlig. Dersom saksbehandler ikke følger de rutiner som er vedtatt, er det leders ansvar å sørge for at posten blir behandlet. Dersom saksbehandler har lengre fravær må leder sørge for å fordele denne posten til andre. Det må meldes arkivet hvem som evt. skal være stedfortreder for saksbehandler som er borte. Det er leders ansvar å følge opp ekspedering av utgående brev innen sin enhet. Leders restansekontroll Alle ledere har ansvar for og skal ha oversikt over inngående post med restanse i egen enhet, restanse liste bestilles fra arkivar hver mnd. Autorisasjon av brukere i Fokus Formål Sikre at saksbehandlere har rett tilgang til Fokus Ansvar Leder har ansvar for å gi sine saksbehandlere autorisasjon i Fokus. Rutinebeskrivelse Melding sendes til systemansvarlig for Fokus. Ved nyansettelser skal melding om autorisasjon sendes systemansvarlig i Fokus, denne skal inneholde arbeidssted og arbeidsoppgaver, hvilke arkiv deler den ansatte skal ha tilgang til, samt med brukernavn. Brukernavn skal ha seks – 6- bokstaver, helst tre første i fornavnet og tre første i etternavnet, hvis det lar seg gjøre. Ved lengre permisjoner eller endring av arbeidssted må leder sende melding om endring til systemansvarlig i Fokus og arkivet. Leder på nytt arbeidssted sender melding om arbeidssted, arbeidsoppgaver og ny autorisasjon til systemansvarlig i fokus. Ved avslutning av arbeidsforholdet må melding om dette sendes systemansvarlig i Fokus av leder der vedkommende har arbeidet. Rutine for ledere - hvem og hvor skal dette?
FormålSikre god saksbehandling til rett tid. Ansvar Leder har ansvaret for all saksbehandling innen sin enhet. Leder har ansvaret for å fordele post til saksbehandlere der annet ikke er avtalt med arkiv. Rutinebeskrivelse Leder må sørge for å bruke fordelingsfunksjonen i Fokus for å fordele nye saker og innkommende dokumenter til rett saksbehandler. Arkiv fordeler nye dokumenter i eksiterende saker, der saksbehandler er saksansvarlig. Kontrollere evt. rette opp sakstittel, journalposttittel hvis denne er feil. Kontrollere alle inngående dokumenter, at de er kommet til riktig enhet, ved feil kontaktes arkivet evt. leder fordeler til riktig enhet ved leder. Leder må også sørge for å sette på interne kopimottagere, dersom det er andre i kommunen som også skal ha dette. Det er lederen som er ansvarlig for hva som kommer ut på offentlig journal, (postliste). Leder må sørge for koordinering av saker som skal til politisk behandling, slik at dette skjer til rett tid og rett utvalg. Frist for innlevering er kl. 11 en uke før møtedato. Oppfølging ved avslutting av arbeidsforhold Formål Sikre at saker behandles etter gjeldende lovverk, på en god og betryggende måte. Sikre at arkivet til enhver tid har riktig oversikt over sakshandlere og aktive saker Ansvar Leder har ansvaret for at saksbehandler ved avslutning av et arbeidsforhold leverer fra seg sine arbeidsoppgaver på en god måte. Saksbehandler har ansvar for å rydde i saker og dokumenter før avslutting av arbeidsforholdet. Rutinebeskrivelse Saksbehandler skal skrive ut restanseliste som skal gjennomgås med leder, evt. bestille restanseliste av arkivansvarlig. Ved avslutting av arbeidsforholdet skal det ikke være registrert utgående brev med status R (reserverte dokumenter), heller ikke restanser (inngående dokumenter som ikke er avskrevet) disse skal være avskrevet. Saker som fortsatt krever oppfølging må fordeles til en annen saksbehandler. Saker som skal avsluttes behandles av saksbehandler jfr. gjeldende rutine Stedfortreder for leder, ved leders fravær Formål Forberede fravær slik at det skaper minst mulig støy i organisasjonen, og for å sikre best mulig ivaretakelse av saksbehandlingen i forbindelse med fravær. Ansvar Leder har ansvaret for autorisasjon av roller i Fokus Rutinebeskrivelse Ved lengre fravær må det gis beskjed om stedfortreder for leder til arkiv og systemansvarlig. Stedfortrederrolle settes opp i Fokus enten av leder eller av systemansvarlig. Stedfortreder har samme rutinebeskrivelse som leder, se over. Autorisasjon av brukere i Fokus Formål Sikre at saksbehandlere har rett tilgang til Fokus Ansvar Leder har ansvar for å gi sine saksbehandlere autorisasjon i Fokus. Rutinebeskrivelse Melding sendes til systemansvarlig for Fokus. Ved nyansettelser skal melding om autorisasjon sendes systemansvarlig i Fokus, denne skal inneholde arbeidssted og arbeidsoppgaver, hvilke arkiv deler den ansatte skal ha tilgang til, samt med brukernavn. Brukernavn skal ha seks – 6- bokstaver, helst tre første i fornavnet og tre første i etternavnet, hvis det lar seg gjøre. Ved lengre permisjoner eller endring av arbeidssted må leder sende melding om endring til systemansvarlig i Fokus og arkivet. Leder på nytt arbeidssted sender melding om arbeidssted, arbeidsoppgaver og ny autorisasjon til systemansvarlig i fokus. Ved avslutning av arbeidsforholdet må melding om dette sendes systemansvarlig i Fokus av leder der vedkommende har arbeidet. |