|
Ansvar Fagansvarlig har arkivansvar for de arkiv tjenesten bruker. Både elektroniske arkiv og papirarkiv. De fleste avdelinger har avdelingsleder med fagansvar, mens noen har egne fagansvarlige på avdelingen sin. Noen fagansvarlige har også lederansvar. De vil da også ha ansvar som beskrevet i rutinen for ledere. Administrativ plassering
- Arkivansvarlig avdelingene er administrativt underlagt leder i sin enhet.
- Arkivfaglig er arkivansvarlige underlagt arkivleder, og skal rapportere til denne og til nærmeste overordnede linjeleder.
Fagansvarlig har følgende arkivansvar:
- Et operativt faglig ansvar for enhetens samlede arkivtjeneste.
- For å bringe arkivfaglige problemer i de ulike enheter videre til arkivleder.
- For å lage rutiner og prosedyrer som skal inn i arkivplanen, og har ansvar for å oppdatering av disse.
- Skal lage rutiner for sikkerhet og tilgangsstyring. Både for tilgang til papirarkiver, og i fagsystem.
- Ansvar for å melde avvik ved brudd på prosedyrer.
- Orden i papirarkiv slik at det til enhver tid kan deponeres til IKA-Trøndelag
- Utføre det løpende arkivarbeidet i henhold til lover, bestemmelser og arkivreglementet i arkivplanen.
- Utføre arkivbegrensning og registrering i tråd med retningslinjene slik at saksoversikt og sakskontroll kan etableres.
- Har ansvar for at arkivene til enhver tid er oppdatert (versjonskontroll).
- Sørge for rasjonell håndtering av arkiver og dokumentsamlinger, og for at ansatte følger retningslinjer for bruk og lån av arkivmateriale.
- Holde oversikt over dokumentasjonen i sine fysiske arkiver og digitale fagsystemer/elektronisk arkiv.
- Arkivansvarlige plikter å ta nødvendig opplæring for å kunne utføre sine oppgaver tilfredsstillende.
Post og journalføring i avdelingene:Disse enheter har selv ansvar for, arkivering, post og journalføring i sine fagsystemer: - (Qubit) i Namsskogan brann og redning. - (Profil) i sykehjem, Bo- og miljøtjeneste og hjemmetjeneste. - (CGM) i helsestasjon, jordmor og helsesykepleier. - (CGM+Profi) i Ros og psykisk helse. - (Pasientsky) i legekontor og fysioterapeut, som er godkjent som arkiv. - (IP og IOP Visma samspill) - individuell plan og stafettlogg er felles for helse og oppvekst. - (Visma flyt skole, visma flyt barnehage, sikker sak skole og sikker sak barnehage) i grunnskoler og barnehager . |