Ledere - arkivansvar

Formål

Ledere har ansvar for arkivet på sin avdeling, og er underlagt arkivleder i arkivfaglige spørsmål.

Rutinen gjelder alle ledere i Namsskogan kommune. 

Rutinen skal

• Sikre at saker behandles etter gjeldende lovverk, samt at saker og dokumenter blir forskriftsmessig bevart for ettertiden.
• Sikre at Arkivtjenesten til enhver tid har riktig oversikt over saksbehandlere og aktive saker.

Ansvar

• Leder har ansvar for at nye saksbehandlere får opplæring og oppfølging, slik at de blir trygge og forsvarlige saksbehandlere som følger gjeldende regler for saksbehandling.
• Leder har det daglige ansvaret for å følge med på saksbehandlernes arbeid i sak-arkivsystemet. Avdelingsleder må i gang i måneden ta opp restanselister og ferdigstillelse av saker på avdelingsmøter. Ved behov kan arkivleder delta.
• Leder har ansvar for at saksbehandler ved avslutning av et arbeidsforhold, leverer fra seg sine arbeidsoppgaver på en ordentlig måte. Saksbehandler har ansvar for å rydde i saker og dokumenter før avslutting av arbeidsforholdet. Leder skal sjekke før arbeidsforholdet er avsluttet at det ikke er restanser, og at alle saker er ferdigstilt. Papirarkiv skal være ryddet i hht til krav.
• Ansvar for å melde avvik ved brudd på prosedyrer.

Følgende må følges opp kontinuerlig

• Saksbehandler skal gjennomgå restanseliste med sin leder.
• Ved avslutting av arbeidsforholdet skal det ikke være registrert utgående brev med status R (reserverte dokumenter), heller ikke restanser (inngående dokumenter som ikke er avskrevet), - disse skal være overført andre saksbehandlere.
• Saker som fortsatt krever oppfølging må overføres til neste saksbehandler. Saker som skal avsluttes behandles av saksbehandler og leder jf. gjeldende rutine.
• Leder er ansvarlig for at papirarkivene på sin avdeling blir ryddet og ajourført etter gjeldende rutiner og regler. 

I arkivfaglige saker er saksbehandler underordnet arkivleder i kommunen og er til enhver tid pålagt å følge gjeldende rutiner.