|
Følgende skal bevares:
a) Saker vedrørende kommunens og fylkeskommunens årsregnskap, jf. kommuneloven § 48.
Merknad:
Regelverket sier at ”Saker vedrørende kommunens og fylkeskommunens årsregnskap” skal bevares. Det er ikke tilstrekkelig å bevare sluttdokumentet i saken altså dokumentet som heter årsregnskap. For å dokumentere kommunens og fylkeskommunens vurderinger og prioriteringer på området må hele saken bevares, til og med revidert og godkjent årsregnskap.
Eksempler på sakstyper som kan kasseres:
regnskapsmateriale, herunder bilag, spesifikasjoner, regnskapsrapporter
bilag fra sakstypen ”Likeverdig behandling av ikke-kommunale barnehager”, hvor barnehagene får tilskudd på bakgrunn av innleverte regnskaper. Regnskapene kan kasseres etter beregning av tilskudd.
saker vedrørende momskompensasjon I 30.04.2024 ble vedtatt et kassasjonsvedtak som gjelder regnskapsmateriale. (sak 2023/651 i Elements) I vedtaket står det:
Regnskapsmateriale som er nevnt i bokføringsloven § 13 nr. 1 til 4, makuleres etter fem år etter
regnskapsårets slutt.
Regnskapsmateriale som nevnt i bokføringsloven § 13 nr. 5 til 8, makuleres etter tre år og seks
måneder etter regnskapsårets slutt. Regnskapsmateriale oppbevares både digitalt- og papirformat i Namsskogan kommune.
Det er ikke utarbeidet rutiner for arkivorganisering i økonomiavdeling enda. Men ansatte har rutiner
for oppbevarings regnskapsmateriale. De har planlagt å skrive rutiner for arkivorganisering i løpet av
sommeren 2024. De bruker å ta mappene til kjelleren i kommunehuset, etter et bestemt tidspunkt. Det er ikke utarbeidet en kassasjonsplan for materielle som er i kjelleren. I samsvar med bokføringsloven § 13, så skal regnskapsmateriale oppbevares til en bestemt tid.
§ 13. oppbevaring
Som oppbevaringspliktig regnskapsmateriale regnes:
1. årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberetning,
2. spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering som nevnt i § 5, eller bokførte opplysninger
som er nødvendig for å kunne utarbeide slike spesifikasjoner av pliktig
regnskapsrapportering,
3. dokumentasjon av bokførte opplysninger og slettede opplysninger, dokumentasjon av
kontrollsporet mv. og dokumentasjon av balansen, 4. revisors skriftlige kommunikasjon med styret etter revisjonsloven § 9-5, 5. avtaler som gjelder virksomheten, med unntak av avtaler av mindre betydning, 6. korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning,
7. utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon som følger varen eller sendes til kjøper
på en annen måte, 8. prisoversikter som kreves utarbeidet ifølge lov eller forskrift.
Regnskapsmateriale som nevnt i første ledd nr. 1 til 4 skal oppbevares i Norge i fem år etter
regnskapsårets slutt. Regnskapsmateriale som nevnt i første ledd nr. 5 til 8 skal oppbevares i
Norge i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt.
§ 5.Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering (som nevnt i punkt 2 i bokføringsloven §
13)
For hver periode med pliktig regnskapsrapportering, og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned,
skal den bokføringspliktige være i stand til å kunne utarbeide:
1. bokføringsspesifikasjon
2. kontospesifikasjon
3. kundespesifikasjon
4. leverandørspesifikasjon
5. spesifikasjon av uttak til eiere, deltakere og egen virksomhet
6. spesifikasjon av salg til eiere og deltakere
7. spesifikasjon av salg og andre ytelser til ledende ansatte.
For hver periode med pliktig regnskapsrapportering skal den bokføringspliktige i tillegg være
i stand til å kunne utarbeide:
1. spesifikasjon av merverdiavgift
2. spesifikasjon av lønnsopplysningspliktige ytelser
3. spesifikasjon av elimineringer og andre posteringer ved utarbeidelse av
konsernregnskap |