|
ARKIVANSVAR KOMMUNEDIREKTØRENS ANSVAR Kommunedirektøren har i følge kommuneloven og arkivforskriften det overordnede ansvaret for kommunens arkiv og for at organiseringen og oppfølgingen av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling. Innholdet i kommunedirektørens sitt arkivansvar er fastsatt i forskrift om offentlige arkiver, §1: § 1.Arkivansvaret i offentlege organ Offentlege organ etter arkivlova § 2 pliktar å halde arkiv. Arkivet skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er sikra som informasjonskjelder for samtid og ettertid. Kvar enkelt kommune og fylkeskommune kan fastsetje kva institusjonar og einingar som skal halde eigne arkiv. Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ ligg til den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det ansvaret som er lagt til administrasjonssjefen etter kommunelova § 23 eller kommuneråd og fylkesråd etter kommunelova § 20. Det kommunale og fylkeskommunale arkivansvaret omfattar òg arkiv som er avleverte til arkivdepot. Eit offentleg organ har det overordna arkivansvaret for offentlege utval som organet har sett ned. Arkivarbeidet skal inngå som en del av organets internkontroll. Dette ansvaret ligger til organets øverste ledelse. ARKIVLEDERS ANSVAR Arkivleders ansvar og fullmakter samt øvrig delegert arkivansvar Operativt og faglig ansvar Kommunedirektøren har delegert det operative og faglige lederansvaret for arkivpersonalet og arkivtjenesten i kommunen til arkivleder. Det er servicekontoret/arkivleder i Værøy kommune som har overordnet ansvar for alt arkiv i kommunen. Arkivleder skal være involvert og ha løpende oppfølging når det skjer endringer i arkivene. Hvis det ikke skjer endringer, så skal arkivleder følge opp status hvert andre år. Fullmakt Arkivleder har fullmakt til å føre tilsyn med arkivdanningen og arkivarbeidet i kommunen. Arkivleder har dermed fullmakt til og skal også:
- Være involvert når kommunen skal ansette medarbeidere i arkivtjenesten og gi nyansatte nødvendig opplæring
- Være involvert når kommunen skal velge elektroniske sa-/arkivsystem og fagsystemer
- Gi råd ved innkjøp av arkivmateriell
- Være representert i utvalg som behandler saker av betydning for kommunens dokumenttjeneste og arkivvirksomhet, og skal gi uttalelser i saker som angår arkivområdet
- Være en faglig instans ved endringer i organisasjonen som har konsekvenser for arkivet
- Være kontaktperson for Kommunalt oppgavefellesskap Arkiv i Nordland (KOAN)
Arkivleder rapporterer til kommunedirektøren. Arkivleders ansvar
- Utarbeide planer og rapporter for fagområdet til kommunens ledelse
- Holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen på arkivsektoren, og om endringer i lover og regelverk for offentlige arkiver
- Sørge for at arkivmedarbeiderne får tilbud om å utvikle sin faglige kompetanse og holde seg oppdatert om den faglige utviklingen
- Sørge for at det utarbeides rutiner for fagområdet
- Revidere arkivplan
- Utføre internkontroll av arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen
- Føre kontroll med at arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevart og sikret
- Være ressurs i arbeidet med personvern og informasjonssikkerhet i hele kommunen
Arkivtjenestens organisering, ansvar og oppgaver Organisering av arkivtjenesten Arkivtjenesten i Værøy kommune er organisert som en sentralisert arkivtjeneste med felles saksarkiv. Ytre enheter har daglig ansvar for dokumentasjon som skal registreres i fagsystemer. Ansvarlige Arkivleder er leder for kommunens arkivtjeneste og faglig overordnet for arkivpersonalet i alle kommunale enheter. Arkivansvarlig er til daglig den faglige ansvarlige for utøvelsen av oppgavene i egen organisasjonsenhet. Det skal være en arkivansvarlig i hver journalførende enhet som er delegert lederfullmakter for arkivdanningen i enheten. Arkivmedarbeider er ansvarlig for å utføre oppgavene i enheten etter nærmeste overordnedes/arkivansvarliges anvisning eller instruks. Ansvar for oppgavene Arkivtjenestens hovedoppgaver er å sikre og kvalitetssikre dokumentasjonen av virksomheten. Arkivtjenesten har derfor ansvaret for sikring og tilgjengelighet, konfidensialitet, autentisitet og kvalitet av arkivet i kommunen. Arkivtjenestens ansvar gjelder all slik dokumentasjon, enten den er papirbasert eller elektronisk. De arkivansvarlige har det daglige ansvaret for at postbehandling og journalføring skjer i samsvar med reglene i arkivforskriften og kommunens arkivplan. Arkivmedarbeiders ansvar er:
- Sørge for at arbeidsoppgavene til enhver tid blir utført på en rasjonell og effektiv måte slik at brukerne får den service og de tjenester de har krav på
- Holde seg faglig oppdatert innenfor gjeldende lovverk og forskrifter som angår arkivarbeidet, for eksempel arkivloven med forskrifter, offentlighetsloven, forvaltningsloven, personvernforordningen og andre særlover
- Journalføring av inngående og utgående post
- Sørge for riktig klassering på saker
- Sørge for å oppdatere tilgangskoder i sak- og arkivsystemet
- Kontrollere all post som havner på offentlig postliste
- Utarbeide felles rutiner for å sikre god kvaliget og kontroll i arkivarbeidet
- Opplæring av saksbehandlere i sak- og arkivsystemet
- Ordne og klargjøre papirarkiv til avlevering til depot
- Ordne og klargjøre elektronisk arkiv til avlevering til depot
- Systemansvar for sak- og arkivsystemet Acos og oppfølging av arkivkjerne
- Bidra med faglig ressurs inn i arbeidet med arkiv i fagsystemer
- Utarbeide bevarings- og kassasjonsplan for kommunen
- Behandle innsynsbegjæringer
- Sørge for god arkivdanning som gjør arkivet tilgjengelig for ettertiden
KOMMUNALT OPPGAVEFELLESSKAP ARKIV I NORDLAND (KOAN) – ANSVAR OG OPPGAVER Kommunen er tilsluttet KOAN som skal bistå i arkivdanningsspørsmål og arbeide for at verdifullt arkivmateriale fra kommunen blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for offentlig bruk, forskning og andre administrative og kulturelle forhold. KOAN skal gi bistand på følgende måter:
- Gi råd og veiledning til medlemskommunene i spørsmål om moderne arkivdanning og stå for opplæring og veiledning knyttet til arkivsystemer og arkivrutiner
- Bistå medlemskommunene i å sikre at de kommunale arkivene ordnes, organiseres og oppbevares i medhold av lov av 4. desember 1992 nr. 126 og forskrift av 11. desember 1998 nr. 1193
- Arbeide for at medlemskommunenes eldre arkivmateriale blir oppsporet, ordnet, katalogisert og sikret forsvarlig oppbevaring. KOAN skal ta imot og oppbevare eldre personregistre og arkiv med personopplysninger, og kan etablere depotarkiv for eldre kommunale arkiv
- Være med på å utarbeide og sette i verk kommunale arkivplaner
- Arrangere arkivfaglige kurs og konferanser
|