|
Kontroll av ferdigstilte saker og journalposter Arkivtjenesten søker opp nye saker og journalposter med status F, og kontrollerer at disse har riktig offentlighetsvurdering, tilknytning til arkivdel, sak og arkivkode. Kontroll av skanning Etter hvert som dokumentene skannes kontrolleres at alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert, at alle sider er kommet med på hvert dokument, at skanningen er av tilfredsstillende kvalitet, at det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysninger. Etter skanning settes dokumentene i perm fortløpende på dato. Kontroll av konvertering Arkivansvarlig må daglig kontrollere at konvertering fra produksjonsformat til arkivformat har vært vellykket. Dette gjøres ved å søke på journalposter med status J for alle dokumenttyper eldre enn en dag, og kontrollere ikonet foran dokumentet. Ved feil varsles systemansvarlig og makuleringsrutiner i tilknytning til skanning stoppes inntil videre. Kontroll av offentlig journal Kontroll forut for publisering av offentlig journal går over flere faser: Umiddelbar offentlighetsvurdering ved registrering. Saksbehandler vurderer om foreliggende offentlighetsvurdering opprettholdes. Arkivtjenesten etterprøver offentlighetsvurdering i ferdigstilte dokumenter. Arkivtjenesten korrekturleser postjournalen før og etter publisering. |