|
Hovedansvaret for offentlighetsvurdering og gradering av saker og dokumenter ligger hos saksbehandler. Arkivtjenesten kommer med forslag til graderingskode. Saksbehandler vurderer forslaget og eventuelt endrer til riktig kode.
Hovedregelen for unntak fra offentlighet finnes i offentlighetslovens §2: Forvaltningens saksdokumenter er offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov.
Værøy kommune praktiserer meroffentlighet, noe som betyr at kommunen i størst mulig grad skal tilstrebe offentlighet og allment innsyn i kommunens saksdokumenter. Allment innsyn skal derfor også vurderes for dokumenter der offentlighetsloven gir en mulighet for unntak. Det er kommunens administrative leder som har det formelle ansvaret for praktisering av offentlighetsloven., Det praktiske ansvaret er delegert til den enkelte saksbehandler. For at kommunens praktisering av offentlighetsloven skal bli så sikker som mulig, kan arkivtjenesten likevel gjøre en offentlighetsvurdering i forkant, dvs i forbindelse med journalføringen, og eventuelt foreslå unntak med henvisning til gjeldende lovverk. Saksbehandler plikter i et hvert tilfelle å vurdere offentlighet, og rette opp eventuelle mangler i journalen. På denne måten sørger kommunen for en god kvalitetssikring av praktiseringen av offentlighetsloven. Alle unntak av saker, dokumenter eller opplysninger fra offentlighet skal hjemles i lov.
Gradering Ved unntak fra offentlighet skal det registreres graderingskode på saksnivå eller på journalpostnivå i sak- og arkivsystemet. Standard graderingskode er U (unntatt fra offentlighet). Dersom arkivtjenesten er usikker på om et dokument skal unntas offentlighet, registreres graderingskode XX (midlertidig sperret). Saksbehandler påfører da den endelige graderingskoden i systemet. |