|
Inngående post skal leveres til Servicetorget, som er ansvarlig for behandling av all post til alle enheter i kommunen før den går til saksbehandling. Personlig adressert post, dvs. når personnavn er nevnt før navnet til den kommunale enheten, skal leveres uåpnet til rette vedkommende, med mindre det er gjort en skriftlig avtale om noe annet. Medarbeidere som mottar personlig adressert post som viser seg å være sakspost til organet, skal straks levere denne til arkivtjenesten for registrering. Denne regelen er medieuavhengig og gjelder også for telefaks og elektronisk post. E-post skal behandles som vanlig post. E-post skal skrives ut på godkjent papir, dersom arkivtjenesten godkjenner disse som saksdokumenter. Arkivuverdig post som reklame, invitasjoner, rundskriv etc som mottas sorteres ut og sendes direkte til gjeldende avdeling/etat. Så lenge det ikke foreligger tilfredsstillende krypteringsordninger, er det forbudt å sende sensitive opplysninger via e-post. Kommunen bør likeledes prøve å forebygge at privatpersoner sender sensitiv informasjon elektronisk, f.eks. ved at kontaktinformasjonen på kommunens hjemmesider suppleres med en advarsel mot sikkerhetsrisiko ved denne typen bruk av e-post. |