Dokumentflyt i Kulturtanken
Arkivet journalfører og registrerer papirdokumenter overlevert i møter eller via fysisk forsendelse, samt
henvendelser som kommer til post@kulturtanken.no Arkivet fordeler dokumentene elektronisk til
leder som viderefordeler til saksbehandler som foretar saksbehandlingen. Henvendelser som kommer direkte til saksbehandler registreres av saksbehandler som mottok henvendelsen og behandles, eventuelt omfordeles til riktig saksbehandler. Post fra departement registreres på leder/saksbehandler med kopi til direktør til orientering. Leder kan delegere ansvar for direktefordeling til saksbehandler for avtalte saksområder til arkivet. Eventuell delegering skal være dokumentert.
Ved behov for godkjenning av egenprodusert dokument, sender saksbehandleren dokumentet via 360º til
leder for godkjenning (Saksgang). Lederen kan da gjøre eventuelle rettelser, og sende dokumentet tilbake til
saksbehandler med status godkjent eller Ikke godkjent. Dersom leder ikke godkjenner gjør saksbehandler
nødvendige rettelser og sender på ny godkjenning. Dersom leder godkjenner dokumentet i 360º og dermed har
logget sin signatur, ekspederer og sender saksbehandler dokumentet.
Ved skanning av papirpost får det innskannede dokumentet status som arkivoriginal, mens papiroriginalen får
status som arbeidskopi og kan makuleres etter seks måneder. Tilsvarende med signerte utgående papirdokumenter som
er produsert elektronisk – det digitale dokumentet er Kulturtankens arkivoriginal. |