Journalføring og kvalitetssikring

Arkivets journalføring og kvalitetssikring av dokumenter fra saksbehandler

Et offentlig organ har jf. arkivforskriften § 9 plikt til å journalføre alle inn- og utgående saksdokumenter som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. I tillegg til å ha et arkivmessig formål er journalføringsplikten delvis også knyttet opp mot offentlighetsloven, og er ment å bidra til at offentlig virksomhet er åpen og gjennomsiktig og styrke rettssikkerheten, tilliten til det offentlige og allmennhetens kontroll.

Et saksdokument er ifølge offentlighetsloven § 4 et hvert dokument som er kommet inn til eller framlagt for et organ, eller dokument som organet selv har opprettet (i betydning sendt fra seg eller ferdigstilt) og som gjelder ansvarsområdet eller virksomheten til organet. Organet kan selv velge hvorvidt man ønsker å journalføre organinterne dokumenter, og i Kulturtanken er det besluttet at organinterne saksdokumenter skal journalføres på lik linje med inn- og utgående saksdokumenter.

Daglige kvalitetssikringssøk:

Dokumenter klare for journalføring (Status S - Registrert av ansvarlig person/leder)
Dokumenter ferdig fra ansvarlig (Status F - Ferdig fra ansvarlig)
Midlertidig journalført (Status M - Midlertidig journalført)
Ekspedert (Status E- Ekspedert)
Under signering (Status US - Under signering)
Godkjent (Status G - Godkjent)
Reservert (Status R - Reservert)
Intern skjerming HR
Nye saker siste uke
Saker uten klasse

Ved journalføring (endring av journalpostenes status til J) skal arkivet kvalitetssikre:

• at journalposten ligger på korrekt sak
• at korrekt dokumenttype er benyttet, eventuelt endre dokumenttype dersom så ikke er tilfelle
• at dokumentet lar seg åpne, har et innhold, er lesbart og har kurant filformat
• at det er samsvar mellom opplysninger og dato i det skrevne dokument og metadata
• at journalposttittel er beskrivende, uten skrivefeil og i henhold til eventuelle skriveregler og standardtitler
• at journalposttittel og dokumenttittel samsvarer
• at avsender/mottaker er korrekt
• at avskrivningskode stemmer med avskrivningsmåte
• at tilgangsgruppe er korrekt
• om tilgangskode og hjemmel er nødvendig/korrekt (på hoveddokument og/eller vedlegg)
• om hele eller deler av journalposttittel og/eller avsender/mottaker skal eller bør skjermes
• at alle nødvendige vedlegg og innhold fra lenker følger med journalposten (eventuelt ligger på saken, eller at det i dokumentet er opplyst om saksnummer til aktuelle vedlegg/bakgrunnsinformasjon)