Når omorganiseringer planlegges skal arkivet involveres i god tid på forhånd. Det får konsekvenser for arkivorganiseringen, endringer i sak-/arkivsystemet, arkivplanens utforming og innhold, og i tillegg endring av arkivansvar og arbeidsforhold.
| HENDELSE
|
ARKIV
|
KONSEKVENSER
|
ANSVAR
|
| Det planlegges større omorganiseringer. F.eks. kommunesammenslåing, overgang til foretak eller andre større endringer
|
Arkivet skal involveres under en eventuell høring eller i risikovurderinger Arkivet skal involveres i prosess frem mot vedtak
|
- Medfører endring i arkivorganiseringen
- Vil medføre endringer i sak-/arkivsystemet – kan bli behov for ny base
- Endringer i arkivplanens innhold
- Endring av arkivansvar og arbeidsforhold
|
Kommunedirektør
|
| En virksomhet skal legges ned
|
Arkivet involveres sammen med virksomhetsleder/systemansvarlig for å vurdere uttrekk av bevaringsverdig materiale i fagsystem Eventuelt forberede avslutting av arkivdel
|
- Tap av arkivmateriale
- Manglende informasjon til arkivplan
- Vanskeliggjør uttrekk ved avlevering
- Arkivet kan komme på avveie
|
Kommunalleder/ Virksomhetsleder
|
| Opprettelse av ny virksomhet/ Oppgradering av fagsystem/ Innkjøp av nytt fagsystem
|
Arkivet skal involveres for vurdering av: - ivaretakelse av eksisterende fagsystem - vurdering av nytt fagsystem – egen arkivkjerne? - Integrasjon mot sak- og arkivsystem - Vurdere om dokumentasjonen skal arkiveres i henhold til arkivloven med forskrifter
|
- Tap av arkivmateriale
- Manglende arkivdanning
- Manglende informasjon itl arkivplan
- Arkiver uten godkjent elektronisk arkiv, og manglende papirarkiv
|
Kommunalleder/ virksomhetsleder
|
| Inngåelse av vertskommunesamarbeid etter kommuneloven § 20-1
|
Arkivet må være kjent med opprettelsen av avtalen. Saksbehandlere og arkivet må være enige om mappestruktur og bruk av titler i saker og journalposter
|
- Blanding av arkiv fra ulike kommuner kan skape problemer med gjenfinning, ved uttrekk og avlevering til depot
- Samarbeidskommunene avslutter ikke sine arkivdeler og dokumenterer ikke sine arkivplaner
- Samarbeidsformen blir ikke registrert i arkivplanen
|
Kommunedirektør/kommunalleder/ virksomhetsleder og systemansvarlig
|
| Intern omorganisering og navnebytte, f.eks. sammenslåing eller splitting av virksomheter
|
Arkivet skal ha relevant informasjon i god tid før iverksettelse av endringen
|
- Manglende oppdatering i sak-/arkivsystemet eller fagsystemet
|
Kommunalleder/ Virksomhetsleder
|
| Saksbehandlere bytter arbeidsplass internt i kommunen
|
Det må gis beskjed til arkivet i god tid før endringen skjer. Beskjeden må inneholde dato for overgangen, ny stillingstittel og hvilke tilganger saksbehandleren skal ha.
|
- Manglende oppdatering i sak-/arkivsystemet eller fagsystemet
- Tilgang på mer enn det man har tjenstlig behov for – personvern og informasjonssikkerhet
|
Virksomhetsleder
|
| Saksbehandlere slutter eller går ut i lengre planlagte permisjoner
|
Arkivet varsles når dato for siste arbeidsdag er bestemt
|
- Manglende oppdatering i sak-/arkivsystemet eller fagsystemer både når det gjelder ferdigstilling av saker og dokumenter
|
Virksomhetsleder har ansvar for at saksbehandler rydder i egne saker, ferdigstiller dokumenter, håndterer restanser osv.
|