|
Klientarkiv for PP-tjenesten omfatter dokumenter og journaler på barn og voksne i Midtre Namdal samkommune, dvs. Namsos, Namdalseid, Fosnes og Overhalla kommuner pluss Flatanger kommune, som er henvist til PPT. Papirarkivet (aktivt) er plassert i PPT's kontorlokaler. Kun de ansatte har tilgang. Arkivet er låst når ingen ansatte er til stede. Dokumentene kan omfatte opplysninger om tale-, lese-, skrive-, konsentrasjons-, oppmerksomhets-, adferdsproblemer og lignende. For de enheter innen samarbeidet som har samme database for ePhorte, gjelder følgende rutiner for dokumentbehandling til/fra skole eller barnehage - PPT: Elevdokumenter til/fra barnehage/skole - PPT Saksbehandlerne har daglig ansvar for å sjekke post i ePhorte, og selv ta restanser, møteinnkallinger og kopier derfra. Sekretær ved PPT er ansvarlig for at øvrige inngående dokumenter stemples og journalføres i PPI, fagprogram for PPT. Dokumentene legges deretter i saksbehandleres posthyller. Alle nye henvisninger tas opp i kontormøte hver mandag. Saksbehandler foretar all saksbehandling i PPI. Alle utgående brev skal underskrives av leder. Sekretær tar nødvendige kopier, sender ut brevene og legger kopier i klientmappene. Journalnotater: Saksbehandler er ansvarlig for at arkivverdige notater fra telefonsamtaler og besøk skrives inn i PPI. Disse skrives normalt ikke ut. Ved oppgradering av PPI med Visma arkivkjerne (våren 2019), må arkivverdige notater skrives ut og legges i klientmappen. Postjournal ligger elektronisk i PPI, den kan skrives ut ved behov. Bevaringstid for klientmapper: Alle klientmapper skal bevares. Avslutta mapper overføres arkivdepotet. |