|
Familia er et fullelektronisk fagsystem for barneverntjenesten i Midtre Namdal samkommune. Her registreres vedtak, tiltak, møteinnkallinger, referat, korrespondanse fra/til fylkesmannen, rapportering til fylkesmannen og SSB og korrespondanse som er relevant for saken. Systemet ligger i sikker sone på server i Namsos kommune. Tilgangsstyring
- Systemansvarlig har ansvar for å registrere og ajourholde brukere i Familia, systemkonfigurasjon, tilgang Visma arkivkjerne (Noark5)
- Saksbehandlere og ledere har ansvar for saksbehandling i systemet, ferdigstilling og utsending av egne brev.
- Arkivansvarlig har tilgang til Visma arkivkjerne. Rollen er tildelt arkivleder i Namsos kommune.
Rutiner: Post til barneverntjenesten i MNS går til Namsos kommunes postmottak. Posten åpnes av arkivtjenesten, post som er klientrelatert videresendes i lukka konvolutt samme dag med internpostbud til barneverntjenesten. Sekretær har ansvar for at inngående dokumenter stemples, skannes og journalføres i fagprogrammet Familia. Fra 03.02.2017 har barnevernet elektronisk godkjent arkivering av all dokumentasjon i Familia. Arkiveringen skjer automatisk ved ferdigstilling av dokumenter - og arkiveres i Visma Samhandling Arkiv. Det ble benyttet skarpt periodeskille ved oppstart av elektronisk arkiv; all dokumentasjon t.o.m. 02.02.17 ligger i papirmappene, all dokumentasjon f.o.m. 03.02.17 ligger elektronisk i det elektronisk godkjente arkivet. Klientmapper i papirform som fortsatt er aktive: er plassert i eget arkivskap, sortert etter fødselsdato, i barneverntjenestens kontorlokaler. Alle saksbehandlere/kontorpersonale ved Barneverntjenesten har tilgang til arkivet, ingen andre. Ikke aktive klientmapper: er plassert i eget arkivskap ved Barneverntjenesten, de eldste er plassert i kommunens arkivdepot. Journalnotater: Disse ligger i fagprogrammet Familia. Ved oppstart av Visma Flyt Arkiv ble arkivverdige notater skrevet ut og lagt i klientmappene. Postjournal: Denne ligger elektronisk i Familia. Bevaringstid for klientmapper: Alle klientmapper med all dokumentasjon skal bevares. Arkivinstruks Barnevern.docx 407,22 kB Rutiner barneverntjenesten - generelle saker.docx 16,73 kB |