|
Tilgangsstyring: Installasjonen i Midtre Namdal er en felles løsning der kommunenes enheter deler base. Hver kommune betraktes som et selvstendig organ og ingen brukere skal kunne ha innsyn på tvers av kommunene. Det vil si at ingen brukere skal ha autorisasjon for tilgangskoder for hele virksomheten. Unntak er: Arkivansvarlig/systemansvarlig for hele installasjonen må være autorisert for hele virksomheten. Tilgang til systemet deles i lese- og skriverettigheter. Disse knyttes til hver enkelt ansatt og dennes administrative tilhørighet. Alt som ikke er skjermet av tilgangskoder er åpent tilgjengelig og kan leses av alle. Tilgangskoder styrer følgende to forhold:
- Hvilke interne brukere som får lese elektroniske dokumenter med tilhørende journalopplysninger (sakstittel, klassering, avsender/mottaker og dokumenttittel)
- Skjerming av journalopplysninger på offentlig journal, dvs. om sakstittel, klassering, avsender/mottaker og dokumenttittel framgår av offentlig journal eller om disse vises som ****** i den offentlige journalen.
Hovedprinsippet er:
- Dersom det IKKE er påført tilgangskode på et dokument kan alle interne brukere lese dokumentet med tilhørende journalopplysninger og ingen informasjon blir skjermet på offentlig journal.
- Dersom det er påført tilgangskode vil informasjon bli skjermet på offentlig journal og interne brukere får ikke lese dokumentet med tilhørende journalopplysninger.
- For at en intern bruker skal kunne lese et dokument med tilgangskode må brukeren være autorisert/ gitt rettighet til den aktuelle tilgangskoden.
Hjemmel og avgraderingskode er registrert for alle tilgangskodene. Tilgangsgrupper: Namsos og MNS har definert tilgangsgrupper innen hver enhet/fagområde som supplement til tilgangskodene og for å lette arbeidsflyten på tvers av enheter. Adhoc-grupper brukes også i stor grad. Autorisasjoner: Systemansvarlig (SY) og arkivansvarlig (AR1) for hele basen er arkivleder i Namsos kommune. Har overordna ansvar for hele installasjonen, er autorisert for alle tilganger og er kontaktperson overfor leverandør. Ansvar for systemkonfigurering, brukerregistrering, dokumentmaler og arkivlederoppgaver i Namsos kommune og fellesfunksjonene: Midtre Namdal samkommune. I hver av de øvrige kommunene er det definert en systemansvarlig og arkivansvarlig som har ansvaret for egen kommune: brukerregistrering, dokumentmaler og arkivlederoppgaver. Er autorisert for alle tilganger innen egen kommune. Arkivpersonale (AR2): Autorisert for de fleste tilganger i egen kommune. Unntak er disiplinærsaker (D), der kun 2 arkivpersoner i hver kommune har tilgang. Leder/saksfordeler: Autorisert for alle tilganger innen egen enhet. (Fagsjefer er autorisert for alle tilganger også for underordnede enheter). Saksbehandler: Autorisert for kun de fagområder de skal arbeide innenfor, leder avgjør omfanget. Utvalgssekretær: Tilgang til alle saker/dokumenter som behandles i de utvalg de er sekretærer for. |