ePhorte - Oppbygging og bruk

1. Hvilke kategorier av saker, herunder typer av saksdokumenter, som skal arkiveres elektronisk, og hvilke som eventuelt iht. formkrav i lov- og regelverk eller av andre grunner skal arkiveres på papir.

2. Hvilke arkivformat som skal brukes

Følgende arkivformater skal registreres i ePhorte:

Malene i ePhorte for de ulike dokumenttypene bestemmer hvilke av disse formatene som brukes når. I grove trekk blir det slik:

1. Worddokumenter, regneark, powerpoint o.l. konverteres til PDF/A

2. Skannede dokumenter benytter seg av PDF/A-format (TIF-format tidligere)

3. E-posten som kommer inn blir konvertert til PDF/A-format i forbindelse med importen (tidligere TXT)

4. Tabelluttrekkene lagres i XML-format

3. Retningslinjer for kassasjon av mottatte papirdokumenter som er skannet og arkivert elektronisk

Papirversjonen av alle inngående dokumenter oppbevares kronologisk etter journalføringsdato hos arkivet. Vi oppbevarer alt fram til uttrekk av hele basen er gjennomført. Deretter skal/kan alle innskannede og journalførte fysiske dokumenter straks makuleres.

4. Periodisering av arkivet, uttrekk og overføring til IKA

Namsos kommune og Midtre Namdal samkommune har periodisert saksarkivet pr. 9.9.2009. Neste periodisering skjer pr. 1.1.2020 i forbindelse med kommunesammenslåing. Hele basen skal da periodiseres.

Uttrekk av basen : Uttrekk skjer i henhold til rutiner og avtale med EVRY.

Overføring av utrekk:

Vedlikehold av elektronisk materiale gjelder både den aktive basen, den historiske databasen og de avsluttede arkivdelene som er kopiert over på CD-R. Kommunen vil overføre uttrekk til IKA Trøndelag. Dette avklares nærmere.

For vedlikehold av den aktive basen og den historiske databasen må følgende rutiner følges:

IT-tjenesten har ansvaret for at backuprutiner blir fulgt.

Rapportering: Ved alvorlige feil med backup’en skal arkivtjenesten raskest mulig orienteres.