Glemt Passord?

ePhorte - interne ansvarsforhold, rutiner og rettigheter

Interne ansvarsforhold og rutiner

1. Ansvar for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner

Systemansvarlig har hovedansvaret for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner. Enhetsledere har ansvar for, i så god tid som mulig, å sende informasjon om nye brukere/slutta brukere/endringer til systemansvarlig.

2. Hvilke spesifikke registrerings- og arkiveringsrettigheter som tildeles ledere og saksbehandlere

Ledere har følgende registrerings- og arkiveringsrettigheter:

Rettigheter:

  • adgang til å opprette saksmapper, journalposter og dokumenter
  • adgang til funksjoner for registrering og retting
  • adgang til å registrere merknader
  • adgang til å registrere behandlingsplan for utvalgsbehandling av en sak
  • rett til å opprette ad hoc tilgangsgrupper som knyttes til saker hvor vedkommende er saksansvarlig, eller journalposter hvor vedkommende er saksbehandler

Begrensninger:

  • Tilgangsbegrensede saker: adgangen til å opprette journalposter er her begrenset til sakene hvor vedkommende er virksomhetsansvarlig, saksansvarlig, saksbehandler eller medlem av tilgangsgruppe på annen måte.
  • alle andre registreringsfunksjoner og skriverettigheter for tilgangsbegrensede saker som man ikke er medlem av, er begrenset til egen administrativ enhet eller enheter som er underlagt denne.

Saksbehandlere har følgende registrerings- og arkiveringsrettigheter:

Rettigheter:

  • adgang til å opprette arkivsaker, journalposter og dokumenter
  • adgang til funksjoner for registrering og retting
  • adgang til å registrere merknader
  • adgang til å registrere behandlingsplan for utvalgsbehandling av en sak (hvor vedkommende er saksansvarlig)
  • rett til å opprette ad hoc tilgangsgrupper som knyttes til saker hvor vedkommende er saksansvarlig, eller journalposter hvor vedkommende er saksbehandler.

Begrensninger:

  • Tilgangsbegrensede saker: adgangen til å opprette journalposter er her begrenset til sakene hvor vedkommende er saksansvarlig, saksbehandler eller medlem av tilgangsgruppe på annen måte.
  • alle andre registreringsfunksjoner og skriverettigheter er begrenset til saker hvor vedkommende er saksansvarlig, eller journalposter med tilhørende dokumenter hvor vedkommende er saksbehandler.

3. Ansvarsforhold og prosedyrer for registrering og arkivering av saksdokumenter som sendes og mottas som epost

Mottak:

Namsos kommune har ett sentralt epostmottak. Hit skal all arkivverdig epost sendes. Som all annen post er det arkivtjenesten som åpner posten her og som har ansvaret for å registrere de arkivverdige dokumentene. Når saksbehandleren mottar epost direkte (utenom det sentrale epostmottaket), plikter saksbehandleren å vurdere om det er arkivverdig post som må journalføres. Er saksbehandleren i tvil, må arkivtjenesten kontaktes. Dersom eposten er arkivverdig, skal saksbehandler selv importere eposten til riktig sak eller ny sak. Kontakt superbruker eller arkivtjenesten dersom du trenger bistand.

Sending:

Hovedregelen for utsending av dokumenter i ePhorte er elektronisk via SvarUt. Dokumentene er elektronisk godkjent og trenger ingen underskrift.

Saksdokumenter kan sendes på epost hvis det ikke er spesielle krav om underskrift o.l. som forhindrer dette. Arkivverdig epost som sendes fra Namsos kommune skal være utformet som et offentlig dokument og inneholde kommunens logo, arkivkode, journalnummer, løpenummer og øvrige kjennetegn for et offentlig dokument. Brev som er unntatt offentlighet skal  ikke sendes som epost, med mindre det benyttes kryptering.

4. Ansvarsforhold og prosedyrer for konvertering av saksdokumenter til arkivformat, herunder tidspunkt for konvertering

Serveren konverterer automatisk saksdokumentene som har fått status J til riktig arkivformat.

5. Operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutiner for kvalitetssikring ved skanning av innkomne papirdokumenter

Arkivtjenesten har operatøransvaret for skanningen av innkomne papirdokumenter. Etter at dagens post er sortert, skannes de arkivverdige dokumentene inn omgående. Her følges rutinene for bunkeskanning/enkeltskanning i brukerveiledningen til ePhorte. Dernest kontrolleres følgende:

  • at alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert
  • at alle sider er kommet med på hvert dokument
  • at skanningen kvalitetsmessig er god nok
  • at det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysninger

OCR-versjoner kan aldri utgjøre arkiveksemplaret av et skannet dokument.

6. Ansvar og rutiner for kvalitetssikring av registreringen og den elektroniske arkiveringen

Registreringen:

Den som skriver et dokument har primæransvaret for at det blir registrert på korrekt måte. Arkivtjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen. Dette gjøres fortløpende etter at et brev er ferdigstilt for utsendelse eller et internt dokument er ferdigstilt. Kvalitetssikringen går bl.a. ut på at følgende kontrolleres:

  • at journalposten er knyttet til riktig sak
  • at offentlighetsvurdering er gjennomført, også m.h.t navn i tittelfelt, mottaker/avsender er skjermet ved behov og at eventuelle tilgangskoder er riktig påført
  • ved opprettelse av ny sak må spesielt arkivkode og sakstittel kontrolleres

Arkiveringen:

IT-tjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre den elektroniske arkiveringen inntil avlevering skjer til depot. Dette innebærer følgende rutiner:

  • beskrevet backup-rutiner skal følges
  • sikkerhetskopiene lagres på enheter som er fysisk adskilt (annet lokale) fra enheten der ePhorte-basen er lagret. Lokalene som benyttes til oppbevaring av server og sikerhetskopier skal være godkjent for dette formålet.
  • kun godkjente arkivformater skal benyttes
  • kun godkjente lagringsmedium skal benyttes

Dersom det oppstår problemer, må arkivtjenesten straks kontaktes.

7. Rutiner som definerer opplegg og ansvar for:

  • Fordeling av dokumenter

Ved registreringen av innkommende dokumenter skal arkivtjenesten (hvis mulig) fordele direkte til saksbehandler i ePhorte.

I tilfeller der arkivtjenesten ikke kjenner til hvem som er saksbehandler registreres dokumentene "ufordelt" til behandlende virksomhet. Lederen fordeler så videre til saksbehandler i ePhorte. Hvis lederen ikke er tilgjengelig for denne oppgaven, skal nestleder på virksomheten eller den som lederen bemyndiger, utføre denne saksfordelingen.

  • Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger

Uriktige journal- og arkivopplysninger skal rettes opp snarest mulig av arkivtjenesten. Oppdager saksbehandler feil, skal de straks melde fra til arkivtjenesten. Arkivtjenesten kan rette feil i alle saker, men må kontakte saksansvarlig ved eventuell tvil.

  • Avskrivning av ferdigstilte dokumenter

Saksbehandler har ansvaret for å avskrive alle dokumenter i en sak de er ansvarlige for, enten svaret er via brev, telefon eller at dokumentet tas til etterretning. Arkivtjenesten kvalitetssikrer avskrivninger ved ferdigstillelsen av utgående brev, ved avslutning av saker og ved utarbeidelse av restanselister.

  • Vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet

Offentlighetsvurderingen av inngående brev foretas i utgangspunktet av arkivtjenesten. Hvis tvil, setter arkivet på XX-kode og saksbehandler event. i samråd med leder avgjør deretter om saksdokumentet skal unntas fra offentlig innsyn. Riktig tilgangskode påføres. For slike dokumenter tas det avgjørelse om innsyn i det enkelte tilfelle når det foreligger en begjæring.

Når rådmannen, virksomhetsledere, saksansvarlig eller den som har fått fullmakt til det, har avgjort at et saksdokument skal unntas fra offentlig innsyn, må dette registreres i ePhorte med henvisning til korrekt lovhjemmel. Det må også gis korrekt tilgangskode i systemet.

  • Sikkerhetsrutine publikumsmodul

Sikkerhetsrutine for behandling av publikumsmodulen ved eventuelle feil/utlegging av registreringer unntatt offentlighet:

Ved feil ihht utlegging av registreringer varsles først arkivtjenesten som undersøker saken og retter opp feilen. Ved behov kontakter arkivtjenesten IT v/ePhorte-ansvarlig som kan stoppe serveren som publikumsmodulen ligger på inntil feilen er rettet. I praksis betyr dette at dersom serveren stoppes, så er verken postlister eller møtedokumenter tilgjengelig på internett for de fem MNR-kommunene inntil påfølgende kveld. Aktuell kommune i samarbeidet skal varsle øvrige kommuner umiddelbart dersom innsynsmodulen stoppes.

Dersom en saksbehandler eller arkivtjenesten har publisert navn og fullt fødselsnummer på en person er dette et avvik som skal varsles både til aktuell person og til Datatilsynet. Avviket legges også inn i kommunens avvikssystem.

9. Oppbevaring av sikkerhetskopier av inngående dokumenter

Kommunen oppbevarer alle inngående dokumenter kronologisk etter journalføringsdato. Etter uttrekk av databasen i 2020 skal papirdokumentene makuleres på sikker måte ihht prosedyre.

10. Nødprosedyrer for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift.

Dersom systemet er ute av drift, gjelder følgende prosedyre:

Hvis systemet er ute av drift for kortere tid, utsettes registreringen til systemet virker igjen. Hvis systemproblemene viser seg å bli langvarige (mer enn 1 uke), iverksettes journalføring i papirbasert journal, og dokumentene lagres fortsatt kronologisk. Kun kopier deles ut til saksbehandlere. Både ut- og inngående brev produsert i denne perioden skannes inn når systemet er i drift igjen.