| Historikk: Kommunene inkl. Flatanger hadde ved oppstarten av felles sak-/arkivsystemet ePhorte den 1.2.07 et regionsamarbeid på fagområdet landbruk/miljø med vertskommune Overhalla, samt fagområdene næring/utvikling, kommuneoverlege, barnevern og skatteoppkrever med vertskommune Namsos. Regionsamarbeidet var ikke et eget organ, men var i databasen definert som en egen arkivskaper og egen journalenhet. For de felles fagområdene var det vertskommunen som skannet og journalførte saksposten. Formålet med samarbeidet å prøve ut en helhetlig og forpliktende styringsmodell for interkommunalt samarbeid. Kommunene Namsos, Fosnes, Namdalseid og Overhalla er medlemmer, Flatanger har et utstrakt samarbeid med samkommunen. 09.09.2009 ble samarbeidet etablert som samkommune, forsøksordning. Fra 01.01.2014 er samkommune den permanente organisasjonsmodell for det interkommunale samarbeidet. Ny samarbeidsavtale ble vedtatt og erstatter tidligere forsøksforskrift og samarbeidsavtale. MNS overtok også arbeidsgiveransvaret for sine ansatte. Formålet med samarbeidet er nedfelt i samarbeidsavtalen og er to-delt: 1. Sikre tjenester med riktig kvalitet, effektiv ressursbruk og utviklingskraft til beste for innbyggerne i Midtre Namdal 2. Etablere en helhetlig og forpliktende styringsmodell for interkommunalt samarbeid i Midtre Namdal Midtre Namdal samkommune har drifts-, økonomi-, personal- og arkivansvar for disse områdene:
- Barnevern
- Kommuneoverlege
- Legevakt
- Miljø og landbruk
- NAV (sosial del)
- Skatteoppkrever
- Utvikling (næringssaker)
- Lønn- og regnskap
- PPT
- IT-tjeneste
Kommunene skal bruke sak- og arkivsystemet ePhorte til saksbehandling og registrering av saksdokumenter. Hver enkelt kommune er definert som egne organer med en egen journalenhet. Hver enkelt kommune skanner og journalfører all egen sakspost. Alle saksarkiv for de fem kommunene ble 9.9.09 periodisert, det ble laget en ny arkivdel: SAM-EMNE1. Arkivdel for Midtre Namdal region, MN-EMNE, ble avsluttet 8.9.09. Øvrige arkivdeler ble besluttet ikke å periodisere. For de enheter i Midtre Namdal samkommune der Namsos er vertskommune, er Namsos kommune ansvarlig for postmottak og journalføring. Dette gjelder: Barnevern, kommuneoverlege, legevakt, NAV sosial, skatteoppkrever, utvikling (næring), lønn/regnskap, PPT, ITK. For miljø/landbruk er det Overhalla kommune som er ansvarlig for postmottak/journalføring. Journalenhet Midtre Namdal samkommune har 1 journalenhet: SAM-J, betegnelse: Midtre Namdal samkommune Felles postmottak MNS har felles postmottak for alle enheter. Namsos kommune v/Servicetorget registrerer og journalfører post (papirpost, epost) som kommer inn til felles postmottak. Dette gjelder også dokumenter/skjema som kommer direkte i sak-/arkivsystemet via integrasjoner, inkl. SvarInn. Post som skal registreres i fagsystemer (Familia, PPI, Socio, Sofie (skatt), Visma økonomi/lønn/regnskap) videresendes med internpostbud i lukka konvolutt til aktuell journalførende enhet for skanning/journalføring. For Miljø og landbruk, som har kontorlokaler i Overhalla, er Overhalla kommune ansvarlig for journalføring og arkivering i ePhorte. Elektronisk saksarkiv Midtre Namdal samkommune, Namsos, Namdalseid, Fosnes og Overhalla, inkl. Flatanger, har felles database for sak-arkivsystemet ePhorte. All arkivverdig post (unntatt dokumenter som føres i fagsystemer) skal registreres i ephorte. Fagsystemer Personopplysninger som er regulert i personopplysningsloven, helseregisterloven og andre særlover behandles i egne fagsystemer. Fagsystemene har lagring av data i sikret sone. Pasient- og personopplysninger som registreres i egne fagsystem. Familia (barneverntjenesten) har godkjent elektronisk arkivkjerne fra 3.2.2017; Visma Samhandling Arkiv. Socio (NAV kommunal) har godkjent elektronisk arkivkjerne fra 20.02.2019. Fagsystemer som ikke har godkjent elektronisk arkivkjerne må skrive ut alle arkivverdige dokumenter/journaler, dette gjelder PPI. PPI skal oppgraderes og få integrasjon til Visma Samhandling Arkiv i løpet av våren 2019. For Visma økonomi/lønn/regnskap og Sofie skatt føres innfordringssaker i ePhorte.
|