|
Fosnes kommune er definert som ett organ med 1 journalenhet. Felles postmottak: Fosnes kommune har felles postmottak for alle enheter. Servicetorget registrerer og journalfører post (papirpost, epost) som kommer inn til felles postmottak. Dette gjelder også dokumenter/skjema som kommer direkte i sak-/arkivsystemet via integrasjoner, inkl. SvarInn. Post som skal registreres i fagsystemer (Profil, Familia, HSPro, Visma Flyt voksenopplæring, Flyktning, Visma økonomi/lønn/regnskap, Sofie skatt, Socio) videresendes med internpostbud i lukka konvolutt til aktuell journalførende enhet for skanning. Postmottak i ytre enheter: Ytre enheter (hovedsakelig skoler og barnehager) har ikke noe formelt postmottak, men skanner oftest selv de dokumenter de mottar direkte. Dette gjøres av rektor/barnehageleder. Elektronisk saksarkiv: Midtre Namdal samkommune, Namsos, Namdalseid, Fosnes og Overhalla, inkl. Flatanger, har felles database for sak-arkivsystemet ePhorte. All arkivverdig post (unntatt dokumenter som føres i fagsystemer) skal registreres i ephorte. Fagsystemer: Helsestasjonen, Brukerkontoret for pleie/omsorg, Flyktningtjenesten og Voksenopplæring har egne fagsystemer og har selv ansvar for å skanne og journalføre dokumenter som gjelder enkeltklienter. Fagsystemene har lagring av data i sikret sone. Profil (pleie, omsorg) har godkjent elektronisk arkivkjerne fra 1.3.2015; Visma Samhandling Arkiv. Visma Flyktning og voksenopplæring har godkjent elektronisk arkivkjerne fra 5.10.2017; Visma Samhandling Arkiv. Fagsystemer som ikke har godkjent elektronisk arkivkjerne må skrive ut alle arkivverdige dokumenter/journaler. For Fosnes kommune gjelder dette gjelder HSPro, Promed, Syswak vaksinasjon, Familia t.o.m. 2.2.17 Interkommunalt samarbeid og kommunalt eierskap: Midtre Namdal samkommune (MNS): Medlemmer er Fosnes, Namdalseid, Namsos og Overhalla. Namsos er vertskommune. MNS har arkivansvar, dette ivaretas av Servicetorget i Namsos for alle områder unntatt for Miljø og Landbruk, der Overhalla kommune har daglig ansvar for arkivet (Overhalla er også vertskommune for Miljø/Landbruk). Namdal regionråd: Namsos kommune er vertskommune og har arkivansvaret. Består av 14 kommuner inkl. Osen og Fosnes kommuner. Det er opprettet en egen arkivdel: NA-REGRÅD. Nord-Trøndelag 110-sentral: Namsos vertskommune og har arkivansvaret. Består av Namsos og 18 andre kommuner, inkl. Fosnes kommune. Namdal IUA (Interkommunalt utvalg for akutt forurensning): Namsos vertskommune og har arkivansvaret. Består av Namsos og 12 andre kommuner, inkl. Fosnes kommune. Partnerskap Namdal: Uklart hvem som har arkivansvar, men Namsos arkiverer alle dokumenter i ePhorte. Består av Namsos og 12 andre kommuner inkl. Fosnes kommune, Nord Universitet og Trøndelag Forskning og Utvikling. Namsos brann og redning: vertskommune for Fosnes kommune. Namsos arkivansvar.
|