|
Rutiner for håndtering av dokumentasjon og mapper på område oppvekst (elev og barnehage) og oversikt over noen av endringene. Juni 2022 ble det endring i rutinen for overføring av elevmapper mellom skolene i kommunen. Rutinen før juni 2022 innebar at elevmappene til elever som byttet skole innad i kommunen ble overført til ny skole. Endringen innebar at man ikke lenger skulle overføre en elevmappene til ny skole, men dele innholdet i eksisterende mappe ved å gi tilganger/rettigheter. Den nye rutinen gjeldene ble opprettet med en veiledning for praktisk gjennomføring av tilgangsstyring. Veiledningen er tilgjengelig på Dokumentsenterets intranettside. For barnehagene finnes det ingen praktisk veiledning/rutine for overføring av barnehagemapper mellom barnehagene, men Dokumentsenteret har foreslått at rutinen for skolene skal gjelde for barnehagene også. Rutinene er under arbeid/revisjon (Mai 2024). Endringer i registrering av mapper: Når Dokumentsenteret oppretter elevsaker (elevmappe, helsemappe og barnevernsmappe) og barnesaker ( Barnehagemappe, Spesialpedagogisk mappe, Helsemappe, Miljømappe, Barnevernsmappe) opprettes mappene ufordelt på virksomheten/skolen. Rektor/styrer er ansvarlig for fordeling av ufordelte mapper til saksbehandler. Unntak - det ble gjort en endring i rutinen mai 2024 – barnevernsmappene opprettes med rektor/styrer som ansvarlig. Fra mars 2023 til mai 2024 var rutinen at barnevernsmappene opprettet av Dokumentsenteret ble registrert ufordelt på virksomheten og rektor/styrer var ansvarlig for fordeling av mappene. Endring av rutine for Altinn: Fra september 2022 fikk lederne i barnehagene ansvar for åpning og registrering av egen post i Altinn - før september 2022 var dette Dokumentsenterets ansvar. Det ble laget en veiledning som ble delt med alle lederne og tilgjengeliggjort på intranett. Dokumentsenteret tok tilbake ansvaret for åpning og registrering av barnehagenes post i Altinn april 2024. Lenker til prosedyrer i Kvalitetssystem (Compilo) :Barnehagesak - saksbehandlerrutine https://x07.ksx.no/system.php?item=405424&ok=2vz35gk8tp6rdx9 Ressursteam barnehage - Rutine https://x07.ksx.no/system.php?item=405412&ok=2vz35gk8tp6rdx9 Skolestarter - informasjon til barnehage til skole https://x07.ksx.no/system.php?item=405389&ok=2vz35gk8tp6rdx9 Individmapper i grunnskole og håndtering av arkivverdig dokumentasjon https://x07.ksx.no/system.php?item=403762&ok=2vz35gk8tp6rdx9 Elevsak - saksbehanderrutine https://x07.ksx.no/system.php?item=405426&ok=2vz35gk8tp6rdx9 Behandling av elevdokumentasjon på elever som går i SFO https://x07.ksx.no/system.php?item=407505&ok=2vz35gk8tp6rdx9 Individmapper for barn i barnehage og håndtering av arkivverdig dokumentasjon - Compilo (ksx.no) Barnenotatmappe barnehage - Compilo (ksx.no) |