|
Arkivtjenesten i Flatanger kommune er organisert med et felles postmottak og sentralarkiv i servicekontoret på kommunehuset.
Avdelingene skole, barnehage, pleie og omsorg tar i mot noe post direkte på enhetene.
Alle, unntatt de som har egne fagprogram for klientbehandling, skal bruke sak/arkivsystemet ephorte for all journalføring, saksbehandling og arkivering.
Sekretær ved pleie og omsorgstjenesten er ansvarlig for journalføring fra fagsystem der, og sekretærene på skolene er ansvarlig for journalføring av inngående dokumenter på skolene, mens arkivtjenesten er ansvarlig for journalføring av alle andre dokumenter. All post skal stiles til Flatanger kommune, lauvsneshaugen 25, 7770 Flatanger, og arkivtjenesten er ansvarlig for både papirbasert postmottak og elektronisk postmottak. Arkivtjenesten er også ansvarlig for å kvalitetssikre alt som blir produsert i ephorte. Oversikt over sak/arkivsystem og fagprogrammer for journalføring, saksbehandling og arkivering:
| Program
|
Innhold
|
Arkivering
|
Sikringstiltak
|
Merknad
|
| Ephorte
|
Journalføring, saksbehandling og arkivering av alle dokumenter som ikke inngår i andre fagsystem
|
Fullelektronisk i ePhorte
|
Åpen sone
|
Inneholder sensitive opplysninger
|
| Visma Unique Profil
|
Journalføring og saksbehandling av klientbehandling innen omsorg
|
Papir
|
Sikker sone
|
|
| VISMA Flyt skole
|
Skoleadministrativt system
|
Arkivverdige dokumenter blir journalført i ePhorte i tillegg
|
Åpen sone
|
|
| Winmed Allmen (Profdoc)
|
System for legekontor
|
Papir
|
Sikker sone
|
|
| HS Pro
|
System for helsestasjon
|
Papir
|
Sikker sone
|
|
Oppbygging av ephorte: Arkiver (Arkivskaper)
| Kortnavn
|
Betegnelse
|
Fra dato
|
Til dato
|
| HA
|
Hovedarkiv
|
01.01.2020
|
02.06.2022
|
Journalenheter:
| J.kode
|
Betegnelse
|
Fra dato
|
Til dato
|
Publisering postliste
|
| SP
|
Sentralt postmottak
|
01.01.2020
|
02.06.2022
|
Ja
|
Arkivdeler:
| Kortnavn
|
Betegnelse arkivdel
|
Primært ordningsprinsipp
|
Sekundært ordningsprinsipp
|
|
| *SAK
|
Generelt saksarkiv
|
K-kode
|
K-kode tilleggsklasse
|
|
| PLAN
|
Plansak
|
Plan
|
|
|
| PERS
|
Personalarkiv
|
Fødselsnummer ansatt
|
|
|
| MØTE
|
Møter/utvalg
|
K-kode
|
|
|
| KLIENT
|
Klientarkiv
|
Fødselsnummer klient
|
|
|
| ELEV
|
Elevarkiv
|
Fødselsnummer elev
|
|
|
| BARN
|
Barnehage
|
Fødselsnummer barn
|
|
|
| BYGG
|
Eiendom
|
Matrikkelnummer
|
|
|
Ordningsprinsipp:
| Ordningsprinsipp
|
Type
|
Betegnelse
|
| EMNE
|
K-kode fagklasse/fellesklasse
|
Saksmappe
|
| K-tillegg
|
K-kode tilleggsklasse
|
Saksmappe
|
| FNRA
|
Fødselsnummer ansatt
|
Personalmappe
|
| FNRB
|
Fødselsnummer barn
|
Mappe barnehagebarn
|
| FNRE
|
Fødselsnummer elev
|
Elevmappe
|
| FNRK
|
Fødselsnummer klient
|
Klientmappe
|
| GBNR
|
Gårds og bruksnummer
|
Grunneiendom -ID
|
| PLANID
|
PlanID
|
Planident
|
Tilgangskoder:
| Tilgangskode
|
Betegnelse
|
| A
|
Ansettelsessaker
|
| B
|
Barnehage
|
| BS
|
Barnehage sensitiv
|
| E
|
Elev
|
| ES
|
Elev sensitiv informasjon
|
| KL
|
Klientsaker sensitiv
|
| MU
|
Møtedokumenter unntatt offentlighet
|
| P
|
Personalsaker
|
| PS
|
Personalsak sensitiv informasjon
|
| S
|
Skattesaker
|
| U
|
Unntatt offentlighet
|
| US
|
Unntatt offentlighet sensitiv informasjon
|
| XS
|
Midlertidig sperret sensitiv informasjon
|
| XX
|
Midlertidig sperret
|
Alle er autorisert for tilgangskode U, begrenset til sine egne saker. Andre autorisasjoner er gitt ut fra ”need to know”-prinsippet, dog kun innenfor virksomheten/avdelingen. |
|