Glemt Passord?

Arkivorganisering

Arkivorganisering

I Forskrift om offentlege arkiv § 1 står det at offentlige organ etter arkivlova § 2 plikter å holde arkiv. 

Deanu gielda - Tana kommune  har fastsatt at kommunen skal sees på som ett organ etter arkivlovens bestemmelser.

Arkivtjenesten i Deanu gielda/Tana kommune er organisert som en sentral arkivtjeneste

Arkivleder leder det daglige arbeidet til arkivet og har ansvar for å følge opp arkivdanningen i spesialiserte fagsystemer.

I enhetene med spesialarkiv er det egne arkivansvarlige (ledere) som håndterer det daglige arbeidet.

Elements sak- og arkivsystem har elektroniske arkivkjerne som ivaretar det meste av arkivbehov i kommunen.

Dette ivaretar den generelle saksbehandlingen i kommunen inkludert det kommunale foretaket  Tana kommunale Eiendomsselskap KF.

 

Postmottak - Sak/arkivsystem

Arkivtjenesten i Deanu gielda - Tana kommune er organisert med felles postmottak og sentralarkiv - sentralarkivet, hit kommer det post daglig, posten gjennomgås, registreres og distribuseres.

All journalføring og administrativ saksbehandling skal skje i sak-/arkivsystemet Elements. Mottatte dokumenter registreres og skannes inn i sak-/arkivsystemet, også dokumenter som produseres i kommunen skal

lagres her. (Det er ikke tillatt å lage egne lagringssystemer). 

Når vi sender ut brev ekspederes disse via SvarUt i systemet, enten som ordinær digital post eller som signeringsoppdrag. Ved utsending av pakker registreres det "pakkelapper" - ta kontakt med arkivet for nærmere informasjon. OBS! Husk at post som er hjemlet i lov ikke skal sendes som e-post.

Dersom brev sendes som signeringsoppdrag vil dokumentet etter at det er signert gå direkte inn på saken den er sendt ut i fra. Disse er ment for f.eks generelle avtaler, svar på tilsetting.

Arkivet betjener hele sentraladministrasjonen. 

Systemet som benyttes er: Elements sak- og arkivsystem, systemet ble tatt i bruk den 03.11.20.

Dette systemet ivaretar den generelle saksbehandlingen i kommunen.

Fagsystemer 

Visma Samhandling arkiv ivaretar det meste av arkivbehovet  i kommunen som inneholder sensitive opplysninger.

Fagenheter dette gjelder er:

Visma Flyt PPT

Velferd og Velferd Gjeldssak (NAV)

Profil (hjemmetjeneste, botjenesten, sykehjem, omsorgstjenesten)

Visma Flyt skole

Visma Flyt barnehage

CGM (lege)

CGM (helsestasjon)

Familia - Barneverntjenesten

Når det gjelder skole arkiveres elevmapper i Elements sak/arkivsystem. Målet er å få Visma Flyt skole integrert med Elements.

Papirbasert og elektronisk arkiv

Det meste av papirarkiver er lagret på rådhuset.

Det som pr. 2022 ikke oppbevares på rådhuset er: Mors-arkiv, arkiver fra omsorgstjenesten (kartlagt), helsesykepleier, sykehjemmet, botjenesten (avtalt møte for kartlegging), Boftsa skole (avtalt med rektor at hun pakker og bringer det til rådhuset - 2022).

Arkivtjenesten - Organisering og oppgaver

I arkivforskriften, § 2-1, blir det fastsett følgende om organiseringen av arkivarbeidet: "Arkivarbeidet i eit offentleg organ skal som hovudregel utførast av ei eiga eining, ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg. Arkivtenesta skal vere felles for organet. Dersom ikkje særlege omsyn tilseier noko anna, skal ho vere underlagd den administrasjonseininga som har ansvaret for organets fellessaker." Arkivtjenestens hovedoppgave er å kvalitetssikre dokumentasjonen av virksomheten.    

Arkivtjenestens hovedoppgave er å kvalitetssikre dokumentasjonen av virksomheten. Arkivtjenesten skal arbeide etter denne målsettingen:

1. Arkivtjenesten registrerer og skanner inngående brev og andre journalverdige forespørsler/henvendelser utenfra (journalføring). Epost journalføres og arkiveres på sak.

2. Arkivtjenesten sikrer at arkivet dokumenterer opphavet til en sak (inngående skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokumenter, kommentarer, utredninger, osv) og resultatet av behandlingen (vedtak, avtaler, kopier av utgående skriv, oppfølging).

3. Arkivtjenesten sørger for systematikk og sammenheng i arkivene, slik at de kan fungere som informasjonskilde og informasjonssystem for administrasjonen, rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkilder for ettertiden.

4. Arkivtjenesten sørger og for at det blir tatt vare på dokumentasjon av arkivrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere.

Arkivleder er fagansvarlig for arkivdanningen og systemansvarlig for Elements, fagsystemer, bortsettingsarkiv, arkivdepot IKA Finnmark, tilsyn og rapportering.

Det overordnede arkivfaglige ansvaret omfatter både arkivpersonele og saksbehandlere i kommunen.

Sentralarkivet plasseres organisasjonsmessig under kommunedirektøren.

Stillinger i sentralarkivet

Pr. desember 2021 hadde arkivet 3 personer i 100% stillinger, i januar 2022 ble en 50% stilling fra arkivet overført til personalavdelingen. Mye av tiden til arkivarer ca. 40% - 50% tiden brukes  bl.a. til skranke/sentralbordtjeneste (alt ettersom møtevirksomhet).

I tillegg til arkivarbeid har arkivleder ansvar for å være møtesekretær for styrer, råd og utvalg. Faste utvalg er Eldrerådet og Rådet for personer med nedsatt funksjonsevne, samt være medhjelper til arbeidet med valg.

- Arkivarenes ansvar innebærer alle forhold som berører arkivdanningen.

Arkivets funksjoner:

  • mottak og åpning av post
  • arkivvurdering
  • journalføring
  • fordeling av post
  • skanning
  • diverse kontrolloppgaver
  • arkivlegging
  • publisering av postlister
  • journalføring av e-poster på postmottak
  • bistå saksbehandlere med arkivfaglige spørsmål
  • periodisering
  • bortsetting og klargjøring til avlevering
  • bevaring- og kassasjon
  • tilsyn med arkivlokaler, herunder renhold
  • opplæring i bruk av sak/arkivsystemet, herunder oppfriskningskurs. Alle oppdateringer fra Sikri om Elements sendes brukerne.

Operativ og faglig ansvar for arkivleder

Arkivleders ansvar 

  •  utarbeide planer og rapporter for fagområdet til kommunens ledelse
  •  holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen på arkivsektoren, og om endringer i lover og regelverk for offentlige arkiver.
  •  sørge for at arkivmedarbeiderne får tilbud om å utvikle sin faglige kompetanse og holde seg oppdatert om den faglige utviklingen.
  •  sørge for at det utarbeides rutiner for fagområdet
  •  revidere arkivplan
  •  utføre internkontroll av arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen.
  •  føre kontroll med at arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevart og sikret
  • påser at virksomhetene overholder aktuelle lover og forskrifter. 

Det fins egne rutiner for arkivets ansvar og daglige post- og arkivrutiner.