|
Det overordnede arkivansvaret i offentlige virksomheter ligger hos øverste ledelse. Av praktiske grunner vil det være nødvendig å delegere utøvelsen av arkivansvaret nedover i virksomheten. Arkivleder har i delegeringsreglementet fått delegert dette: "Arkivleder har fullmakt til å føre tilsyn med arkivarbeidet i kommunen. Arkivleder er arkivfaglig overordnet tjenestestedene (virksomhetene), og har fullmakt til å instruere saksbehandlere og arkivpersonale i spørsmål som gjelder arkivfunksjonen i kommunen". Dokumentasjonen av ansvar og organisering er også en forutsetning for internkontrollen med arkivarbeidet. Arkivansvaret omfatter hele arkivets livsløp - fra innføringen av nye systemer til kassasjon eller langtidsbevaring i arkivdepot. For å sikre dette skal kommunedirektøren:
- sørge for at arkivleder skal være representert i arbeidsgrupper/prosjekt som behandler saker av betydning for kommunens dokumenttjeneste og arkivvirksomhet, slik at arkivleder skal ha mulighet til å avgi uttalelser i saker som angår arbeidsområdet.
- sørge for at arkivfaglige krav til systemer blir ivaretatt ved innkjøp.
Å delegere innebærer at oppgavene knyttet til ansvaret overlates til noen andre. Den som får delegert oppgaver knyttet til arkivansvaret må samtidig få nødvendig myndighet til å utføre dem. Arkivansvaret følger myndigheten/fullmakten som er delegert i delegeringsreglementet. Eks. En saksbehandler som har fått delegert myndighet til å fatte vedtak , har også ansvar for å dokumentere vedtaket i riktig fagsystem. |