|
- All inngående papirpost til kommunen leveres til dokumentsenteret. - Inngående papirpost sorteres i sakspost (arkivverdig post) og informasjonspost. - Informasjonspost legges rett i de interne posthyllene. - Sakspost skal åpnes og sorteres i fem forskjellige bunker: 1. Sakspost (Registrering i WebSak) 2. Post til Helsestasjonen (Registrering i Visma HSPro) 3. Post til Færderhuset (Registrering i Visma HSPro) 4. Post til Tjenestekontoret (Registrering i Gerica) 5. Post til BOUA åpnes og vurderes. Fag- og klientpost skal til registrering i Gerica, med unntak av post til overordnet faglig ansvarlig som vedrører kapittel 9 i helse- og omsorgstjenesteloven. Disse registreres i WebSak. Posten til Helsestasjonen, Tjenestekontoret og Færderhuset åpnes, stemples og skannes til respektive fagsystem. Dette gjøres på dokumentsenteret. Sakspost til barnevern, PPT og til NAV åpnes ikke av dokumentsenteret, men legges rett i de interne posthyllene. Denne posten åpnes av avdelingene de hører til, og sakspost blir registrert i fagsystem. Innkommet post kan komme på forskjellige formater: - Brev - E-post - Acos Mottak - elektronisk mottakssystem - Altinn - Telefonhenvendelser - Andre medier Sakspost er all post som blir gjenstand for saksbehandling eller som har verdi som dokumentasjon. Denne posten går videre til journalføring, skanning og saksbehandling. E-post som skal journalføres importeres/registreres i Websak slik det er beskrevet i arkivprosedyrene. Informasjonspost er alt materiale som verken blir gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. Eksempler på informasjonspost er trykksaker, rundskriv og annet mangfoldiggjort materiale, konsept, utkast, kladdenotat, eksterne møteinnkallinger og møtereferat. Møteinnkallinger og referater vedrørende personale eller elever/klienter journalføres i den enkeltes mappe. Kommunens offisielle e-postmottak skal også åpnes av dokumentsenteret. E-post som etter innhold er å anse som sakspost skal behandles som annen post. Post adressert direkte til privatperson - dvs der personnavn står foran kommunenavn/enhetsnavn sorteres ut og leveres adressaten uåpnet. Unntak: All post til HR åpnes selv om det står navn først, unntatt dersom konvolutten inneholder en egen konvolutt på innsiden, merket spesielt med kun navn. Da videresendes denne direkte til HR. Eksempel på privat adressert post: Fornavn Etternavn, Færder kommune Dette er kommunal post som blir åpnet: Færder kommune v/Fornavn Etternavn Fornavn Etternavn, arkivleder, Færder kommune Arkivleder Fornavn Etternavn, Færder kommune Ansatte som mottar privat adressert post som skal journalføres må levere dette til Dokumentsenteret snarest for journalføring. Alternativt kan man skanne dokumentet til egen e-post for så å importere selv i rett sak i WebSak. |