Arkivtjenesten - oppgaver og ansvar

Arkivleder

Arkivleder har personal og budsjettansvar, og ansvar for faglig oppfølging av medarbeidere i dokumentsenteret. I tillegg, - det overordnede ansvaret for alt arkiv i Bodø kommune.

Organisering av arkivtjenesten

Arkivtjenesten i Bodø kommune er sentralisert i dokumentsenteret i administrasjonsavdelingen.
Det er flere fagkontor som tar ansvar for arkiv, fagkontor som bruker mest ressurser er:

• Tildelingskontoret 
• Barneverntjenesten
• Barne- og familieenheten
• ForUt
• NAV - sosiale tjenester

Mål og Ansvar for oppgavene

• Sikre at daglig drift av arkivfaglige oppgaver blir utført 
• Systemansvar; sørge for at sak og arkivsystemet og øvrige systemer hvor dokumentsenteret har systemansvar er oppdatert og vedlikeholdt og tilrettelagt for effektivisering av arbeidsoppgaver
• Bistå som faglig ressurs for fagsystem; integrasjoner og arkivkjerner
• Sikre eldre papirarkiv og ordne elektronisk arkiv i arkivkjerne
• ivareta internkontroll, vedlikeholde arkivplan, og utarbeide bevaring og kassasjon
• Ta ansvar var innsynsløsninger for offentlig journal og andre selvbetjeningsportaler for offentlig dokumentasjon
• Ta ansvar for å gi ledere, saksansvarlige, konsulenter og rådgivere nødvendig opplæring i bruk av arkivsystemer
• Ta ansvar for periodisering av sak og arkivsystemet. 

Arkivmedarbeiders ansvar er:

• Sørge for at arbeidsoppgavene til enhver tid blir utført på en rasjonell og effektiv måte slik at brukerne får den service og de tjenester de har krav på
• Holde seg faglig oppdatert innenfor gjeldende lovverk og forskrifter som angår arkivarbeid. For eksempel arkivloven med forskrifter, offentlighetsloven, forvaltningsloven, personvernforordningen og andre særlover
• Journalføring av inngående og utgående post
• Sørge for riktig klassering på saker
• Sørge for å oppdatere tilgangskoder i sak- og arkivsystemet
• Kontrollere all post som havner på offentlig postliste
• Utarbeide felles rutiner for å sikre god kvalitet og kontroll i arkivarbeidet
• Opplæring/kurs av saksbehandlere i sak- og arkivsystemet
• Ordne og klargjøre papirarkiv til avlevering til depot
• Ordne og klargjøre elektronisk arkiv til avlevering til depot
• Systemansvar for sak- og arkivsystemet Elements og oppfølging av arkivkjerne
• Bidra med faglig ressurs inn i arbeidet med arkiv i fagsystemer
• Utarbeide bevaring- og kassasjonsplan for kommunen
• Behandle innsynsbegjæringer
• Sørge for god arkivdanning som gjør arkivet tilgjengelig for ettertiden