|
Når møteplanen for året er fastsett i januar, oppretter arkivtenesta møta i Acos Møte (Websak). Sakshandsamar oppretter saksframlegg til utvalsbehandling som eigne journalpostar i eksisterande sak. Sakshandsamar melder opp saka til dei utval som skal handsame den. Dato for møte skal ikkje leggast inn. Sakshandsamar ferdigstiller saksframlegg med sakutgreiing og innstilling, og legg ved aktuelle vedlegg. Sakshandsamar sender ei oppgåve til leiar til godkjenning. Når saksframlegget er godkjent av leiar, vert status på saka endra til ferdigstilt. Dersom saksframlegg er ferdigstilt i god tid før oppretting av sakliste/innkalling, kan ein overføre sakene frå kølista til sakskartet, slik at politikarane kan lese saka i Møteportalen. 1 veke før møtet oppretter møtesekretariatet sakskart og møteinnkalling. Faste saker i kvart møte er 1. Godkjenning av innkalling og sakliste, 2. Godkjenning av protokoll frå førre møtet, 3. Referatsaker. Deretter vert saksframlegg frå kølista ført over på sakskartet. Innkalling vert fletta og saklista vert ferdigstilt (status I = innkalling sendt). Drum vert køyrd, og sakene vil då ligge på heimesida. Medlemmane i utvalet, varamedlemmar og diverse aviser og tillitsvalde får epost om at saklista er klar. Kopi av saklista vert sett inn i eposten. Etter møtet skriv møtesekretariatet møteprotokoll og møtebok. Dersom ei sak vert utsett, må ein melde opp saka på nytt, slik at den kjem på kølista til neste møte. Møteprotokoll vert sent til utvalssekretær for godkjenning. Når møteprotokollen er godkjend, setter møtesekretariatet vedtakskode 10 på sakene som er ferdig handsama og protokollerer møtet. Sakshandsamar får sine ferdighandsama saker med vedtakskode 10 i ei kurv på arbeidsbordet. Sakshandsamar lager vedtaksbrev og setter på vedtakskode 60 for å stadfeste at saka er utsendt. |