|
Ved bortsetting skal de enkelte arkivstykker (esker, pakker, protokoller, filmruller, elektroniske lagringsmedium etc.) merkes tydelig med navnet på arkivskaper (dvs. navnet på organet og eventuelt avdeling eller journalbokstav), innholdet i arkivstykket (til vanlig kode og tekst i arkivnøkkelen) og hvilket tidsrom arkivmaterialet omfatter.
Lødingen kommune følger riksarkivarens bestemmelser for merking av arkivmateriale:
-standard etiketter
-standard for etikettpapir -standard for lim til etiketter -standard for plassering av etiketter -standard for fonter Arkivbegrensing (som ikke er gjennomført tidligere) og kassasjon skal gjennomføres i samsvar med gjeldende forskrifter og retningslinjer. Dersom bortsettingsarkivet inneholder materiale som senere skal kasseres, skal dette materialet plasseres for seg og ikke blandes sammen med det som skal bevares.
Lødingen kommune skal følge arkivlovens pålegg for arkivbegrensing og kassasjon:
Det skal lages ei summarisk liste over det materialet som blir kassert, og ei fullstendig arkivliste over det som skal bevarest. Ved bruk av elektronisk journal kan avleveringslista produseres automatisk fra journalsystemet, men nummerering av arkivstykkene må påføres særskilt.
Lødingen kommune skal følge disse standardene for arkivlister:
-Standard kassasjonsliste
-Standard avleveringsliste Møtebøker, protokoller, kopibøker og papirbaserte journaler skal bindes inn senest ved bortsetting.
Lødingen kommune skal følge disse kravene til innbinding i forhold til det papirbaserte materialet:
-Møtebøker skal bindes inn bokbinderfaglig, kommunen har avtal med ??..
-Kopibøker skal bindes inn med kommunen sitt eget innbindingsutstyr: -------
-Journaler skal bindes inn med kommunen sitte eget innbindingsutstyr:---------
-Andre protokollserier skal vurderes på eget grunnlag Møtebøker: Det tas papirkopi fra det elektroniske arkivet og det produseres egne papirutgaver av møtebøkene. |