|
Storfjord kommune ønsker å ha bruken av elektroniske fagsystemer under kontroll ved å stille krav til prosedyrene for innkjøp og bruk av slike. Ved å stille krav til kvaliteten på den journalføring og saksregistrering som skjer i fagsystemene vil den framtidige bevaring av arkivinformasjon bli bedre. Sakene/dokumentene i et fagsystem blir vanligvis arkivert i en spesiell arkivserie (spesialarkiv) som inneholder alle sakene for dette fagområdet, og ikke i det generelle saksarkivet (K-kodearkivet). Eksempel på slike serier er personalarkiv, byggesaksarkiv, gårdsarkiv, klientarkiv, pasientjournal, m.m. På grunn av lovverkets krav om journalføring og registrering av all arkivdokumentasjon i offentlig forvaltning er det viktig at fagsystemene også har funksjoner som ivaretar journal- og arkivfunksjonen på en forskriftsmessig måte. For elektronisk journalføring skal offentlige organ bruke et arkivsystem som følger kravene i Noark-standarden, og være godkjent av Riksarkivaren før det blir tatt i bruk (jf. Arkivforskriften § 2-9). Alle obligatoriske journalopplysninger skal kunne registreres i systemet. Det vil si: journalføringsdato, saks- og dokumentnummer, sender og/eller mottaker, opplysninger om sak, innhold eller emne, datering på dokumentet, arkivkode, ekspedisjons- og avskrivningsdato og avskrivningsmåte. Alle som vurderer å ta i bruk nye elektroniske fagsystemer plikter å sjekke om systemet oppfyller de nødvendige krav i forhold til regelverket, og skal konsultere IKT-sjef for bistand til vurdering av systemet før kontrakt inngås. Alle kjøp skal gjøres gjennom IKT-sjef/samarbeidet i Nord-Troms kommunene. Arkivleder bør konsulteres i forhold til arkiveringsmodul i systemet. Har fagsystemet en egen brevjournalmodul som man skal ta i bruk, skal man på forhånd forsikre seg om at denne har fullverdige arkivfunksjoner. Systemet skal kunne eksportere datauttrekk hvor saksdokumentene er tilknyttet overordnete tabeller i samsvar med bestemmelsene i Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner, kap. 4. Dette gjelder ikke dersom alle dokumenter og opplysninger i systemet tillates kassert etter 10 år eller mindre i medhold av arkivloven § 9 (jf. Forskrift om behandling av offentlige arkiver, Kap. IX, § 2-4). Det skal legges opp administrative rutiner for kvalitetssikring av journal- og arkivdatabasen som inngår i fagsystemene. |