Utskriftsvennlig versjon

Arkivorganisering

Meland kommune er eitt organ jfr. Forskrift om offentlege arkiv § 1-1.

Arkivtenesta i Meland kommune er organisert med eit felles postmottak og sentralarkiv (administrativt) for alle tenesteområde i kommunen, lokalisert på rådmannskontoret i rådhuset på Frekhaug.

Meland kommune har eit felles elektronisk saksarkiv for alle tenesteområde som er knytt til Web-sak Fokus.

Sjå administrativt organisasjonskart:

Frå 28.01.2014 vart det innført fullelektronisk arkiv for følgjande arkivdelar:

  • Sak, personal, møte, GBNR, plansaker, startlån, eigedomsskatt, avtalar, barnearkiv, elevarkiv, vaksenopplæring.

Fagarkiv for NAV, pleie og omsorg, barneverntenesta og kulturskulen er papirbaserte sjølv om det vert brukt ulike fagsystem i sakshandsaminga og til arkivering. Desse fagsystema har ikkje godkjent arkivkjerne, eller siste versjon av godkjent arkivkjerne for fullelektronisk arkivering, og er å sjå på som papirarkiv ut 2019, fram til etablering av Alver kommune.

Fagarkiv for PPT gjekk frå papirarkiv til fullelektronisk arkiv frå januar 2018 ved overgang til Visma Flyt PPT. Felles postmottak er postmottak for Visma Flyt PPT. Visma Flyt PPT sin arkivkjerne (VSA), er godkjent og er lokalt i "sikker sone" hjå Iktnh.

Flyktningetenesta er organisert under NAV og har vore organisert med eige postmottak i NAV. Arkivet som gjeld flyktning er arkivert i papir i eige omslag i klientarkivet. Flyktningetenesta nyttar fagprogrammet Visma Flyktning, og vart frå juni 2018 fullelektronisk då fagprogrammet vart kopla til godkjent arkivkjerne VSA. Postmottak for Visma Flyktning vart samstundes flytta til felles postmottak.  

Sampro er verktøy for tverrfagleg samhandling og utarbeiding av IP (Individuell Plan - helse og omsorg) og IOP (Indiviuell Opplæringsplan - skule). Sampro vart i juni 2018 kopla til Visma sin arkivkjerne for Sampro, som ligg i "skyen." IP og IOP har kvar sin arkivdel i arkivkjernen VSA. Samhandling, samtykke, planar, dokument og meldingar vert arkivert i arkivkjernen. IP/IOP vert framleis journalført i fagprogramma (CosDoc for helse og omsorg) og Visma Flyt Skule (skule sitt fagprogram.)

Meland barnevernteneste blir frå 01.12.2018 slått saman med Lindås og Radøy barnevernteneste, i felles lokale i Knarvik, med Radøy kommune som vertskommune fram til etablering av Alver kommune 01.01.2020.

Postmottak for psykisk helse og rusteneste og ergo- og fysioterapitenesta som tidlegare vart journalført av barneverntenesta, blir då flytta frå barneverntenesta og delt mellom psykisk helse- og rusteneste og pleie- og omsorg. 

Arkivskaparar i Meland kommune er sentraladministrasjonen og alle 13 tenesteområde. Jfr. administrativt organisasjonskart. (Sjå over.)

Arkivleiar og dokumentsenteret skal kvalitetssikre det fullelektronisk arkivet etter reglar for fullelektronisk arkiv. Tenesteområda med papirarkiv skal kvalitetssikre både arkivet i det elektroniske fagsystemet og papirarkivet, etter gjeldande lover og forskrifter.

Nye arkivdelar er oppretta som følgjer:
Arkivdel AK er oppretta for Alver frå november 2017.
Arkivdel VIG er oppretta for Borgarleg Vigsel frå 01.01.2018.
Arkivdel MKS for Meland kulturskule er oppretta frå mars 2018.
Arkivdel SV for Sambandet Vest er oppretta frå 20.06.2018, jfr. vedtak i kommunestyre 044/2018 av 20.06.2018. 

Laster...